2.3 Анализ информационной системы решения задач
Автоматизированное рабочее место организуется для главного бухгалтера предпринимателя т. к. он ведет основную работу с поставщиками по заключенным договорам, формирует заказы на товары по остаткам, имеющимся в торговом павильоне.
В данный момент определяется состав выходных и исходных документов. Разрабатываются требования к документам по форме и содержанию, способам подготовки и представления, определяется состав и назначение справочников и системы кодирования, а также разрабатываются маски исходных, справочных и выходных документов, определяется взаимосвязь их реквизитов и способы формирования показателей выходных документов, затем строится логическая модель информационных взаимосвязей и дополняется каталог требований. Исходя из материалов исследования объекта, составляем схему информационных потоков по движению отдельных документов (по задачам), соединив их в последующем в модель информационных потоков по комплексам взаимосвязанных задач. Определяем источники информации, пользователей, порядок использования информации, операции с данными. Формулируем функциональное назначение системы и моделируем документооборот. Определяем состав задач информационной системы.
Перечень и характеристика выходной информации
|
Наименование форм выходных документов
|
Форма представления |
Период выдачи |
Получатель информации |
|
Сформированные заказы на товары по отдельным поставщикам |
экран,
печать
|
по требованию |
Поставщики |
Ведомость учета расчетов с поставщиками |
экран,
печать
|
по требованию |
- « - |
Перечень и характеристика исходной информации
|
Наименование форм входных документов
|
Форма представления |
Частота поступления |
Получатель информации |
Счет на оплату |
Ручной документ |
По мере поступления |
Покупатель |
Товарно-транспортная накладная |
Ручной документ |
|
Покупатель
|
Договор на поставку, спецификация |
Ручной документ |
по мере поступления |
- « - |
Сертификаты качества |
|
|
Покупатель
|
Документы прилагаются в приложениях.
Выходная информация представляется как вид документов, кадров на мониторе и файлов. Она должна содержать: заказ на товары, спецификацию. В заказе должен быть:
-№ заказа;
-дата;
-наименование потребителя и поставщика;
-реквизиты потребителя (адрес почтовый, транспортный, общие реквизиты);
Входная информация должна содержать:
-задание на отгрузку с фактическими данными;
-накладные на продукцию;
-счет, выставленный на оплату;
-сертификаты качества.
В любом из исходных документов должна быть отражена дата и счета. Каждый исходный документ должен быть описан с тоски зрения способов подготовки и его формирования, способов контроля содержания и объемов обработанной информации. По выходным информация характеризуется составом содержания способов выдачи или способов представления, формы документов (стандарт), время, периодичность. Файлы исходных документов заказов и соответственно накопительные файлы и выходные файлы после обработки информации находятся в постоянном движении, т. е. информация в них периодически изменяется в связи с:
-наступлением новых заказов;
-изменениями наступивших заказов.
Формируются массивы заказов потребителей. В базе данных формируются: массив заказов, содержащий реквизиты потребителя, массив спецификации. Пример оформления массива заказов.
Массив заказов
«Шапка заказов»
Реквизиты
1.№ заказа;
2.Дата(…);
3.Наименование потребителя (полное);
4.Наименование потребителя (сокращенное);
5.Почтовый индекс;
6.Транспортные реквизиты;
7. Вид продукции.
Массив спецификации
Реквизиты
1.№ заказа;
2.№ спецификации;
3.№ изменения заказа;
4.вид продукции;
5.№ позиции;
6.наименование продукции;
7.марка, тип, ГОСТ или ТУ;
8.[Размеры];
9.упаковка, маркировка;
10.количество [год, квартал, месяц];
11.наименование продукции;
12.реквизиты (п.7-10)
В реквизите массива спецификации количество детализируется по месяцам года при этом целесообразно в этой же структуре иметь свободное количество по каждому месяцу года для проставления данных о фактическом получении товара.
Данная структура массивов «шапки» заказов и реквизитов по каждой позиции, спецификации заказов позволяет решать задачи учета, контроля и анализа выполнения поставок потребителя, планирования поставок с учетом текущего состояния, формирования платежных документов и учета и контроля оплаты продукции.
|
Должность
Операции |
Директор
|
Главный бухгалтер |
Экспедитор |
|
1. Обработка счетов на оплату |
| *Счет, накладная. |
|
2. Подготовка договорной документации, их утверждение |
*
| |
*
|
|
3. Учет взаиморасчетов с поставщиками |
|
*
|
|
4.Формирование заказов на товары |
|
* |
|
Рис. 1.1 Схема документооборота по учету и анализу заказов на товары.
3 Охрана труда и техника безопасности
Охрана труда является социально-технической наукой, которая выявляет и изучает всевозможные опасности и профессиональные вредности, а также разрабатывает методы их предотвращения или ослабления с целью устранения. Основная задача по организации охраны труда и технике безопасности сводится к предупреждению несчастных случаев, заболеваний, травматизма и т. д. Основная цель ОТ и ТБ – предупредить возникновение этих опасностей.
Возможные опасности на предприятиях и других рабочих местах: травматизм, проффесиональные заболевания, общие заболевания. Основные причины влияющие на травматизм и заболевания: технические причины связанные с неисправностью технических средств в т. ч. отсутствие заземления оборудования, работа без предохранительных устройств, незнание или нарушение правил по технике безопасности, непредвиденная остановка оборудования, отсутствие основных выходов.
В данном торговом помещении установлена автоматическая пожарная сигнализация с необходимыми пожарными датчиками в соответствии с договором №4 от 12.01.2004 года между частным предпринимателем Петренко Ф.В. и Государственным пожарным надзором Магдалиновского района о проведении экспертизы пожарной безопасности объектов. В средствах для тушения пожара имеются огнетушители углекислотные. На светильниках и лампах усановлено защитное сплошное стекло, электрическая сеть опробована на сопротивлении изоляции, разработана и вывешена на видном месте инструкция о мерах пожарной безопасности.
Установлен электрический контур заземления, который имеет следующую конструкцию. По стене помещения, где стоят технические средства закрепляется железная полоса, к которой через розетку (третий контакт) подключаются технические средства в т. ч. ЭВМ. Полоса выводится наружу здания и по стене опускается в грунт, где к ней привариваются уголки. Размеры полосы, уголков, их количесво и глубина заземления выбирается из расчета, что общее сопротивелние заземляющего устройтва не должно быть более 4 Ом. Для соединения уголков необходима полоса. Ее размеры (ширина, длина, глубина заложения) берутся в соответствии с выбранной длиной заземления.
Расчет сопротивления заземляющщих устройств
Основнные показатели и способ расчета |
Показатель
|
|
Индекс
|
Значение |
|
1.Количество точек подключения |
N |
8 |
2.Удеельное сопротивление грунта |
P |
10 |
3. Длина уголка |
t |
1,85 |
4.Ширина уголка |
b |
0,09 |
5.Глубина заложения уголка |
h |
1,95 |
6.Ширина соединительной полосы |
bi |
0,05 |
7.Длина полосы |
ti |
6,2 |
8.Глубина залжения |
hi |
0,75 |
9.Число заземлителей |
- |
10 |
10.Коэфициент экранирования уголков и полосы |
hэн |
0,42 |
11.Коэфициент экранирования уголков |
hэкр |
0,56 |
12.Сопротивление заземляющего устройства |
Rтр |
20,19 |
13.Сопротивление соединительной полосы |
Rн |
1,96 |
14.Результирующее сопротивление |
Rрез |
3,72 |
Для защиты от резких скачков напряжения установлены стабилизаторы и трансформаторы, а также сетевые фильтры.
Температура помещения составляет 20-23 грдуса зимой и 20-25 градусов летом. Для проветривания воздуха помещения установелн кондиционер. Для нашей торговой прощади установлен один кондиционер с учетом: количества ЭВМ, площади рабочего помещения, суммарной мощности оборудования, суммарной мощности светильников, количества одновременно работающих людей, максимального перепада температуры воздуха и приточного воздуха, поступления тепла от оборудования, поступления тепла от людей, поступления тепла от осветительных приборов, общего избытка тепла в помещении.
Относительная влажность воздуха составляет 65% +/ - 5%. Влажная уборка производится 2-3 раза в день.
Обязанности руководителя перед персоналом по ОТ и ТБ:
-организовать проведение мероприятий, инструктажа по ОТ и ТБ в процессе принятия персонала на работу;
-организовать общий и вводный инструктаж непосредственно на рабочем месте с дальнейшей проверкой знаний, которая проводится 1 раз в пол года.
-организовать контроль за состоянием ОТ и ТБ путем периодического контроля (1 раз в месяц);
-создать комиссию по расследованию несчастных случаев и их причин, если они возникают.
4 Охрана окружающей среды
Все мы прекрасно знаем, как важна для нас окружающая среда со своей экологией, атмосферой, в которой каждый человек чувствовал бы себя комфортно. Поэтому каждый член общества должен стремиться сохранить и преумножить те природные возможности и ресурсы, которыми обладает наша планета.
Изучая деятельность предпринимателя в торговом павильоне «Борисфен», изучены проблемы окружающей среды, возникающие в связи с деятельностью.
Это утилизация макулатуры из соответствующей тары, вывоз вторсырья и испорченной продукции в соответствующие и отведенные для этого места. Также немаловажной проблемой является выброс выхлопных газов из транспорта поставщиков. Их выбросы в атмосферу должны соответствовать нормам СО, что значительно улучшит чистоту нашего воздуха. Если проблемам данного масштаба не будет уделено соответствующего внимания, то даже казалось-бы незначительные размеры этих проблем могут перерасти в глобальные, что повлечет за собой экологическую катастрофу.
ЗАКЛЮЧЕИЕ
В данном отчете отражены результаты прохождения практики. Практика начиналась со сбора и анализа всех необходимых материалов о деятельности частного предпринимателя. В материалах отражены: общая предпринимательская деятельность, место и роль в структуре региона, основная цель деятельности, основные проблемы, негативные показатели деятельности. Особое внимание было уделено изучению и анализу существующей системе руководства. Также особое внимание уделено материалам по изучению и сбору информации для объекта автоматизации. В данном случае объектом выступает рабочее место главного бухгалтера, который ведет основную работу с поставщиками, по заключенным с ними договорам. Также формирует заказы, для прохождения которых необходима автоматизируемая система обработки информации.
На месте прохождения практики детально изучается технология решения задач: режимы решения, сроки, форма представления входной и выходной информации, способы и методы передачи информации, методы контроля, точность решения, последовательность этапов решения. Собранный аналитический материал дает представление о формировании выводов и пропозиций существующей системы обработки информации, экономической эффективности автоматизации, а именно: возможности получения дополнительной прибыли, за счет сокращения трудоемких работ, за счет сокращения затрат при переходе на автоматизированную обработку информации.
Для изучения экономической части отчета собрана информация о существующей стоимости обработки информации (оплата труда сотрудников, которые обрабатывают информацию, данные о стоимости используемых технических средств, которые использованы).
В период прохождения практики изучена организация и методы по технике безопасности и охране труда сотрудников, причины травматизма, изучены разрешения пожарного надзора и электрических сетей. После прохождения практики досконально изучены принципы ведения предпринимательской деятельности, что может облегчить дальнейшую работу студента в той или иной сфере деятельности.
ЛИТЕРАТУРА
1.Журналы «Вестник налоговой службы Украины» №№60-65 2003 год.
2.Практический бизнес «Частному предпринимателю о налогах» издательский центр «Гала-Капитал» 2002 год.
3.Долин. П. А Справочник по технике безопасности. М.:Энергоатомиздат 1994год.-824с.
1
Директор
Главный бухгалтер
Продавцы
Охранники
Помощник бухгалтера
Экспедитор
2
