В случае невозможности обеспечить необходимое число экспертов – линейных руководителей для оценки отдельных сотрудников или категорий сотрудников следует использовать принцип сочетания линейных и функциональных руководителей. Первый эксперт, как правило, линейный руководитель, которому непосредственно подчинен работник. При отсутствии второго линейного руководителя следующий эксперт выбирается из числа функциональных руководителей вышестоящей организации.
Так, например, при оценке начальников отделов управлений занятости вторым экспертом может выступить начальник соответствующего отдела департамента.
Подбор экспертов для начальников территориальных управлений занятости в аналогичной ситуации может быть осуществлен иначе.
В соответствии со ст. 15 Федерального закона "О внесении изменений и дополнении в Закон Российской (Федерации "О занятости населения в РФ" органы службы, занятости координируют свою деятельность с деятельностью соответствующих органов исполнительной власти в пределах их компетенции17.
В связи с этим в качестве второго эксперта для оценки начальников управлений и директоров центров занятости может быть определен заместитель соответствующей территориальной администрации по договоренности с главой администрации.
Первым экспертом в таком случае выступит функциональный руководитель: зам. начальника департамента или начальник отвела управления персоналом. Соответственно, начальник департамента и директор ОЦЗН выступают в качестве третьего эксперта.
Следует также четко оговорить роли в процедуре оценки руководителей всех уровней и их заместителей.
Если заместитель имеет в подчинении определенные структурные подразделения или конкретных специалистов и выступает в отношении их вроли линейного руководителя, например, это заместитель начальника департамента, то он является экспертом низшего уровня, а начальник департамента – экспертом более высокого уровня.
Так, при оценке главных специалистов отделов, подчиненных заместителю начальника департамента, он (зам. начальника департамента) является вторым экспертом, а начальник департамента третьим экспертом.
Если заместитель не имеет непосредственно закрепленных за ним подчиненных отделов или специалистов, то он выступает экспертом одного с руководителем уровня. В этом случае, например, заместитель начальника отдела может выступать первым экспертом для ведших специалистов, а начальник отцвела – для главных специалистов. Либо подчиненные распределяются между ними по какому-либо другому, заранее оговоренному принципу, например, пропорционально.
Выбор экспертов из числа начальников отделов департамента занятости при оценке главных и ведущих специалистов, а также специалистов 1-й и 2-й категорий территориальных управлений занятости осуществляется начальником департамента по представлению руководителя территориального органа занятости одной или двух кандидатур начальников функциональных отделов, наиболее тесно связанных с деятельностью обмениваемого специалиста.
Поименное распределение специалистов между экспертами в любом случае закрепляется приказом руководителя соответствующей службы.
В том случае, если первый эксперт руководил своим непосредственным подчиненным менее 6 месяцев, он может собственным решением поручить провести оценку своему::
заместителю, если при этом оказывается соблюденным требование стажа их совместной деятельности.
Эксперты являются центральной фигурой служебной оценки персонала, от действий которых решающим образом зависит объективность, справедливость оценки и эффективность всей работы, поэтому организации их деятельности должно быть уделено самое пристальное внимание.
3.4. Сроки оценки.
Все сотрудники службы занятости проходят обязательную регулярную оценку один раз в три года.
В один год осуществляется аттестация одной из категорий специалистов: ведшие специалисты, специалисты 1-й и 2-й категорий или главные специалисты, или руководители.
Так, если в 1997 голу проводится оценка ведущих специалистов и специалистов 1-й и 2-й категорий, то в 1998 голу оцениваются главные специалисты, а в 1999 году все руководители, начиная с начальников отделов и их заместителей.
Оценка осуществляется с марта по май месяц включительно. В марте месяце сделают свою оценку первые эксперты, апрель дается на работу вторых экспертов, а в мае подводят итог третьи эксперты.
Не позднее первого числа следующего месяца первый и второй эксперты должны передать материалы, соответственно, первому, и третьему экспертам.
Отделам, выполняющим функции управления персоналом, необходимо согласовать графики отпусков отделов с проводимой в подразделениях оценкой.
В том случае, когда приходится решать вопрос о повышении сотрудника в должности по истечении двух лет с момента последней оценки, проводится его внеочередная (специальная) оценка.
3.5. Процедуры оценки.
Первый эксперт, изучив методику, приступает к заполнению оценочных форм
своих подчиненных одной должностной категории.
Рекомендуется проводить оценку всех своих подчиненных одной должностной категории, например, ведущих специалистов, по каждой группе качеств одновременно. Делается это для того, чтобы придать оценке более системный, конструктивный характер, снять излишнее влияние эмоций и, как следствие этого, подойти к оценке более объективно.
Из представленных описаний пяти уровней выраженности качеств (например, группы качеств"ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫЕ СПОСОБНОСТИ") эксперт должен, оценив степень их проявленияукаждого из обмениваемых, выбрать (отметить галочкой или каким-либо другим образом) один, наиболее проявляющийсяуспециалиста, уровень (например, уровень 2 – "Понимает медленнее, чем большинство сотрудников. Перестройка на новые задачи не всегда осуществляется своевременно. В оценке медлительный эмоциональный. Работу планирует не всегда умело. Запоминает лишь хорошо заученное"). Это будет обозначать, что бранный ведущий специалист в сравнении с остальными ведущими специалистами наиболее соответствует этой характеристике в целом.
Затем в выбранной характеристике необходимо подчеркнуть те утверждения, которые наиболее подходят для оцениваемого, т. к. качества у него наиболее ярко выражены в сравнении с другими обмениваемыми, и вычеркнуть неподходящие утверждения, если таковые имеются.
Эксперт может найтивдругих, как правило, соседних описаниях отдельные утверждения, более подходящие для обмениваемого. Тогда он должен их подчеркнуть, а соответствующие не очень подходящие утверждения в основной характеристике - вычеркнуть.
Эта работа производится также в отношении каждого обмениваемого данной должностной группы. Только затем эксперт переходит ко второй группе качеств"СПЕЦИАЛЬ-НЫЕ ЗНАНИЯ".
Подчеркивание одних и вычеркивание других утверждений в основной и соседних характеристиках призвано отразить индивидуальность обмениваемого в сравнении со стандартным описанием.
Например, работник может в основном соответствовать второму уровню выраженности качеств – медленно понимать, не всегда своевременно перестраиваться и т.д., но одновременно он может работать планомерно и достаточно хорошо запоминать.
Это значит, что оценивающий работника эксперт должен подчеркнуть выражения "Работает планомерно" и "Запоминает достаточно хорошо" на третьем уровне шкалы выраженности и вычеркнуть плохо соответствующие утверждения на втором уровне ('Работу планирует не всегда умело" и "Запоминает только хорошо заученное").
Если эксперт ошибочно подчеркнул или вычеркнул утверждение, то он должен черту, которой он это сделал, хорошо различимо перечеркнутьвнескольких местах и рылом, на полях оценочной формы, поставить свою подпись.
Ввиду возможной неоднозначности интерпретации результатов работы первого эксперта следующими экспертами при применении им текст-маркера (не ясно текст выделен или зачеркнут) рекомендуется не использовать при оценке текст-маркеры. Лучше всего это делать шариковой ручкой.
Выполнив работу последовательно по всем группам качеств, эксперт в подразделе оценочной формы"ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВАЖНЫЕ ДЛЯОЦЕНКИ СВЫЕНИЯ"должен записать важные для характеристики обмениваемого сведения, которые не нашли отражения в стандартных описаниях.
Это могут быть какие-либо яркие особенности индивидуальности обмениваемого, которые не входят в оцениваемый перечень, но существенно определяет особенности его трудовой деятельности. Специалист также мог проявить в оцениваемом периоде свои сильные стороны в области деятельности, прямо не входящей в круг его должностных обязанностей и т.п. Здесь же следует дать дополнительные сведения, способные показать (объяснить соотношение) связь между условиями работы, усилиями специалиста (затратами его труда) и результатами деятельности. Они должны сделать картину личности и достижений работника более полной и ясной.
Если это имело место, то следует указать. влияние каких-то особых факторов, которые в обмениваемом периоде заметно повлияли на его работоспособность и результаты труда. Например:
nмногократные перемещения /переводы на должности с различными функциями;
nухудшившиеся условия труда;
nпроблемы личной жизни (тяжелая степень инвалидности, длительная болезнь, семейные отношения и т.п.)
В областной службе занятости населениявряде подразделений действует система периодических собеседований работников с их непосредственными руководителями, о которой осуществляется планированиеиоценка различных сторон деятельности специалистов. Результаты оценок, полученных специалистами в процессе этих собеседовании, в обобщенном виде излагаются экспертом в специальном подразделе"РЕЗУЛЬТАТЫ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОБЕСЕДОВАНИИ".
В нем. должны излагаться основные, наиболее выдающиеся достижения обмениваемого за время проведения собеседований; области деятельности, в которых обмениваемым достигнуты за время проведения собеседований самые значительные улучшения деятельности; обобщенные, оценки, полученные специалистом от непосредственного руководителя от кажем собеседовании за этот период.
3.6. Оценка экспертов
Общая оценка первого эксперта не выводится непосредственно из предыдущих оценок и не имеет количественного выражения. Обобщенная оценка имеет целью в общем виде выразить то, каким образом трудовые достижения оцениваемого соответствовали впрошедшем периоде должностным требованиям.
Выбирается одна из трех формулировок:
Достижения не отвечают требованиям.
nДостижения отвечают требованиям.
nДостижения превышают требования. Другие формулировки не допускаются.
При оценке ведущих специалистов и специалистов 1-й и 2-й категории первый эксперт также должен внести свои предложения по профессиональной карьере. В качестве основания при выработке предложений используются материалы подразделов оценочной формы и материалы периодических собеседований. (См. Приложение №1.)
При этом руководитель может рекомендовать:
- оставить работника в прежней должности для дальнейшего накопления опыта, при
этом необходимо отметить – каких навыков недостает работнику;
- оставить в прежней должности и в связи с высокой эффективностью работы установить повышенный оклад, персональную надбавку;
- горизонтальное перемещение с целью повышения мотивации;
- горизонтальное перемещение работника для повышения эффективности использования работника с установлением повышенного оклада / персональной надбавки или без таковых;
- зачислить в резерв для выдвижения на более высокую должность;
– перевод на более высокую должность
– понижение в должности, оклада/персональной надбавки и др.
Руководитель в данном подразделе также определяет потребность работника вобучении, т.е. содержание, вид и форму обучения:
– краткосрочные специальные курсы или семинары;
– профессиональная переподготовка;
– получение первого или второго высшего образования;
- послевузовское образование, в том числе аспирантура;
– другое.
При этом необходимо учитывать то, как специалист занимается самообразованием и какова была результативность предшествующего обучения. Следует указать, по какой специальности и квалификации требуется обучение.
Не следует ограничивать свои выводы относительно необходимого объема обучения. Реальный объем обучения будет определен, исходя из возможностей организации уполномоченными на то специалистами службы занятости.
Обучение может быть рекомендовано независимо от предлагаемого перемещения или как его необходимое условие.
Если собеседования в подразделении не проводятся, то первый эксперт должен провести с оцениваемым личную беседу по перспективам его обучения.
Если первый эксперт не является непосредственным руководителем оцениваемого, то он должен ознакомиться с материалами периодического собеседования работника с его непосредственным руководителем или при их отсутствии провести личную беседу с оцениваемым и его начальником.
Работа по оценке и заполнению формы оценки всех своих подчиненных должна быть завершена экспертом в течение 1 месяца. После окончания ее он передает оценочные материалы второму эксперту (вышестоящему руководству).
Второй эксперт, изучив методику, приступает к заполнению II раздела оценочной формы"ОЦЕНКА ВТОРОГО ЭКСПЕРТА".(Приложение №1.)
Он знакомится с оценочными материалами первого эксперта и высказывает свое мнение. В том случае, если он полностью разделяет оценки первого эксперта, то он вычеркивает с предлагаемых оценочной формой утверждениях фразы "кроме следующих моментов" и "со следующими изменениями / дополнениями", оставляя выражение "я присоединяюсь к предыдущей оценке".
Если же у него есть определенное несогласие с предыдущими оценками, то он выписывает из утверждений первого эксперта те формулировки, с которыми не согласен, ивносит свою редакцию формулировок, а также свои дополнения.
При оценке главных специалистов и руководителей предложения по профессиональной карьере вносит второй эксперт, а не первый. При этом он осуществляет все те же действия, которые выполняет первый эксперт при оценке ведущих специалистов и специалистов 1-й и 2-й категорий.
Для заполнения этого полраздела второй эксперт должен ознакомиться с материалами периодического собеседования специалиста с его непосредственным руководителем или, при их отсутствии, провести личную беседу с обмениваемым и его начальником.
Вслучае, если второй эксперт недостаточно хорошо знает оцениваемого работника, то он должен предпринять меры к получению дополнительной информации о специалисте.
Второй эксперт может отметить в своем разделе оценочного листа обстоятельства, по которым он не в состоянии произвести оценку работника, и передать оценочный бланк следующему эксперту.
Второй эксперт также должен осуществить оценку всех своих подчиненных в течение 1 месяца и передать материалы третьему эксперту. В этом случае, если третий эксперт представитель вышестоящей организации, то второй эксперт перелает материалы своему непосредственному руководителю для передачи их третьему эксперту.
Третий эксперт, изучив методику, завершает служебную оценку.
Он может присоединиться к совпадающим оценкам первого и второго экспертов, при расходящихся оценках согласиться с одним или другим экспертом; он также может вынести оценку, отличающуюся от оценок обоих экспертов.
Если у него имеется свое, отличное от предыдущих, мнение об оцениваемом, то он выписывает из утверждений первого и/или второго эксперта те из них, с которыми он не может согласиться, и вносит в оценочную форму свою редакцию формулировок, а также свои дополнения. Его оценка является решающей.
В случае, если третий эксперт испытывает затруднения в оценке работника в силу своей недостаточной информированности относительно деятельности последнего, то он должен предпринять меры к получению недостающей информации.
Третьему эксперту для оценки и заполнения своего раздела оценочной формы также отводится 1 месяц.
Согласование оценок.
В случаях существенного, принципиального расхождения оценок второго и третьего экспертов с оценками предыдущих экспертов необходимо согласование оценок. Организатором согласования является последний эксперт.
Согласование осуществляется путем переговоров.
Результатом согласования может стать изменение оценок любым из экспертов, соответствующая переработка содержания и заполнение нового бланка оценочной формы.
В случае несогласия предыдущих экспертов с аргументами последнего эти разногласия оказываются зафиксированными в оценочной форме.
Результаты оценки необходимо в полном объеме сообщить оцениваемому и обсудить их с ним.
Сообщение и обсуждение результатов оценки должно быть подтверждено обмениваемым и сообщающим своими подписями.
По возможности оценку работнику сообщает последний эксперт.
Если же он является представителем вышестоящей организации, то сообщение результатов и их обсуждение осуществляет второй эксперт.
В отдельных случаях, особенно в крупных центрах занятости, эту работу проводит непосредственный руководитель (первый эксперт) или работник службы персонала.
Беседа с оцениваемым работником должна проводиться со всей откровенностью и в духе взаимного доверия. При этом важно выждать и признавать сильные стороны сотрудника; также, если необходимо, следует осуществлять деловую критику и указывать сотруднику, каким образом тот может устранять имеющиеся недостатки и как может дальше повышать свою трудоспособность.
Беседа должна быть нацелена на будущее. Она должна указывать, какие выводы следует осуществить на будущее из сделанных критических замечаний за обмениваемый период, а также подсказывать пути для решения существующих проблем, улучшения повеления и работоспособности. В ряде случаев руководитель должен воодушевить сотрудника на более уверенное выполнение задач и оказать ему помощь в трудной ситуации.
Действия при несогласии оцениваемого с оценкой.
Если оцениваемый считает, что его оценили неправильно, то ему предоставляется возможность изложить письменно важные для него обстоятельства, а экспертам приступить к сбору дальнейшей информации или определить, следует ли оценку сохранить в силе или заменить новой.
Если сообщение и обсуждение оценки приведет к тому, что будет вынесена новая оценка, то следует уничтожить неточно вынесенную оценку, поскольку она ещене стала чисто личного дела и тем самым не смогла еще получить правового значения.
Вновь вынесенную оценку следует также сообщить оцениваемому и обсудить с ним. Если работник выдвигает возражения или вносит предложения, которые нельзя выполнить, то емуследует сообщить об отказе в письменной форме с указанием причин.
Подготовка отзыва для аттестации.
Согласно положения, проведение аттестации сотрудников объявляется приказом руководителя службы занятости, в котором указываются сроки проведения аттестации и преставления отзывов о работе.
Первый эксперт(как правило, это непосредственный руководитель) на основании материалов оценочной формы готовит письменное заключение о работе сотрудника.
Отзыв подписывают все эксперты, а также первый руководитель, если он не является экспертом.
Сотруднику представляется возможность не позднее, чем за неделю до аттестации ознакомиться с отзывом и, о случае необходимости, изложить письменно свои возражения.
В случае, когда третий эксперт не является членом аттестационной комиссии, он должен представить из заседании аттестационной комиссии обоснование о невозможности изменения оценки сотрудника.
В аттестационную комиссию представляется как отзыв, так и оценочная форма
работника со всеми приложениями.
После завершения аттестации отзыв подшивается вличное дело, а оценочные формы передаются в отдел управления персоналом (отдел кадров).
3.7. Хранение материалов «ОЦЕНКИ»
Оценочные формы сотрудников территориальных служб после завершения процедуры оценки хранятся у руководителей территориальных управлений занятости либо при наличии отделов управления персоналом (кадров) уруководителей соответствующих отделов.
Оценочные формы руководителей территориальных центров (управлений) и сотрудников областного департамента хранятся в отделе кадров (управления персоналом) департамента.
Оценочные формы хранятся до полного завершения следующей оценки, но не менее трех лет.
Сдает на хранение оценочные формы тот руководитель (эксперт, кому поручено ознакомить сотрудника с результатом оценки.
3.8. Организация служебной оценки
Функции руководства.
Работа по служебной оценке персонала начинается с издания начальником департамента занятости приказа, в котором определяются категории персонала или конкретные лица, порядок выбора экспертов, подготовки и повеления оценки, сроки проведения оценки и ответственные за ее проведение.
Наиболее ответственным моментом при этом является максимально конкретное определение порядка выбора экспертов на местах с тем, чтобы снизить вероятность их тенденциозного подбора и опенки.
Начальники территориальных управлений подают в областной департамент предложения по назначению экспертов из числа руководителей департамента.
Приказом по департаменту назначаются эксперты для оценки конкретных сотрудников территориальных центров. Приказ рассылается по территориям.
На основании вышеназванного приказа руководители территориальные управления издают приказы с указанием работников и полного состава, их экспертов.
Функции работника службы управления персоналом (специалиста, выполняющего функции кадровика).
Работник службы управления персоналом изучает методику служебной оценки персонала, готовит и согласовывает проект приказа по департаменту занятости или территориальному управлению занятости.
Размножает в необходимом количестве оценочные формы и раздает их первым экспертам.
Контролирует сроки и соблюдение технологии проведения служебной оценки (заполнения оценочных форм и итогового документа).
Организует и контролирует своевременную передачу оценочных форм вторым и третьим экспертам, особенно представителям местных административный и иногородним.
Вносит руководству предложения по особым и спорным случаям.
Функции экспертов
Эксперты выполняют основную роль воценке персонала, от исполнения которой в определенной мере зависит ее эффективность.
Их служебный долг состоит в максимально объективном, несуетливом, вдумчивом подходе к этой работе. Выполняя ее, надо отбросить эмоции, личные пристрастия и сосредоточенно, системно, сравнивая последовательно все характеристики работников одной должностной группы, дать справедливую оценку каждому из них.
В там случае, если оценивающий сомневается в том, что он достаточно хорошо знает проявления какой-либо группы качеств, правильнее поискать по этому поеду дополнительную информацию или лаже отказаться от оценки качества, чем ставить случайную, формальную оценку.
Роль первого эксперта наиболее ответственна. Выставляя общую оценку, он должен учесть не только качества специалиста, данные в стандартном перечне, но и другие, не нашедшие в нем, но важные для дела, характеристики работника, особые обстоятельства его жизни и деятельности, а также материалы периодических собеседований вобмениваемом периоде. Ему, как правило, приходится также обобщать материалы всех экспертов и готовить отзыв (итоговый документ) для аттестации.
Первый эксперт (при оценке ведущих специалистов и специалистов 1-и и 2-и категории) и второй эксперт (при оценке главных специалистов и руководителей) вносят также предложения по построению дальнейшей профессиональной карьеры специалиста иорганизации его обучения.
Выставив оценки, необходимо также своевременно передать оценочные формы следующему эксперту или, если это невозможно, работнику службы управления персоналом.
