3. Внутренняя координация .Включает в себя координацию стратегической деятельности для отображения сильных и слабых сторон организации с целью достижения эффективной интеграции внутренних операций .
Рассмотрим SWOT-анализ сильных и слабых сторон , угроз и возможностей организации ЧП " Торнадо " :
SWOT - анализ
Таблица 1
|
Сильные стороны
|
Слабые стороны |
|
Наличие квалифицированного
персонала с опытом работы ;
Гибкая система скидок ;
Высокое качество продукции;
Широкий ассортимент
производимой продукции ;
Внимательное отношение к
потребностям персонала. |
Нет возможности для постоянного улучшения технической базы ;
Ограниченный ассортимент постполиграфических услуг;
Постоянная текучесть кадров .
|
|
Угрозы
|
Возможности |
|
Нестабильность курса национальной валюты , что приводит к убыткам
во внешнеэкономической
деятельности организации при импорте сырья и материалов ;
Возможность невыплаты дебиторских задолженностей;
Нестабильность налогового и
таможенного законодательства ;
Форс-мажорные обстоятельства .
|
Страхование возможных убытков и потерь ;
Расширение сети поставщиков ;
Расширение рынка сбыта ;
Расширение ассортимента
предлагаемых услуг . |
4. Осознание организационных стратегий .Предусматривает способность организации извлекать уроки из прошлых стратегических решений . Способность учиться на опыте дает возможность организации правильно скорректировать свое стратегическое направление . Стратегия представляет собой детальный всесторонний план , обеспечивающий осуществление миссии организации и достижение ее целей . Стратегия большей частью формулируется и разрабатывается высшим руководством , но ее реализация предусматривает участие всех уровней управления . Стратегические планы должны быть разработаны таким образом , чтобы оставаться целостными в течение длительных периодов времени и быть достаточно гибкими , чтобы при необходимости можно было осуществить их модификацию и переориентацию .
Общий стратегический план следует рассматривать как программу , которая направляет деятельность фирмы в течение продолжительного периода времени , учитывая , что постоянно меняющаяся деловая и социальная обстановка делает постоянные корректировки неизбежными .
Процесс стратегического планирования можно представить в виде схемы .
Рис . 5 . Процесс стратегического планирования .
Стратегическое планирование само по себе не гарантирует успеха . Фирма может потерпеть неудачу из-за ошибок в организации , мотивации и контроле . Тем не менее , формальное планирование может создать ряд важных и часто существенных благоприятных факторов для организации . Стратегическое планирование дает средство создания плана на длительный срок , основу для принятия решений , знание того , чего организация хочет достичь , и помогает выбрать наиболее подходящие пути действий . Принимая обоснованные и систематизированные плановые решения , руководство снижает риск принятия неправильного решения . Учитывая вышеизложенное , можно заключить , что планирование помогает создать единство общей цели внутри организации .
Первым и самым существенным решением при планировании является выбор целей организации . Основная общая цель организации обозначается как ее миссия . Цели вырабатываются для осуществления этой миссии и служат в качестве критериев для всего последующего процесса принятия управленческих решений . Если руководство не знает, какова основная цель их организации, то у него не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы .
Формулировка миссии должна включать в себя следующие пункты :
·Задача фирмы с точки зрения ее основных рынков , технологий и услуг(производства );
·Состав и влияние внешней среды на организацию;
·Социо-культурные факторы внутренней среды фирмы (рабочий климат, типы и характеры работников, потребности персонала и т.п.)
Для создания четкой базы, необходимой для принятия последующих решений и оценки продвижения работы, цели организации должны быть конкретными и измеряемыми .
При прогнозировании целей их разделяют на три группы ( т.е. установлен конкретный горизонт прогнозирования целей ) :
·Долгосрочные целиимеют горизонт планирования 5 лет.
·Среднесрочные цели - от 1 года до 5 лет .
·Краткосрочные цели –в пределах 1 года.
Ориентация целей во времени .
Таблица 2.
|
Область выбора цели
|
Долгосрочные цели |
Среднесрочные цели |
Краткосрочные цели |
|
прибыльность |
Увеличить чистую прибыль организации
|
Увеличить доходность производства за счет снижения себестоимости |
Увеличение эффективности использования оборудования |
|
Операции ( услуги )
|
1.Увеличение количества сделок в рассрочку
2.Расширение ассортимента предоставляемых услуг и работ |
Увеличение оборота организации.
|
1.Повышение квалификации кадров
2.Доработка и упорядочение базы данных клиентов
|
|
Положение на рынке |
1.Создание устойчивого имиджа фирмы как надежного партнера
2.Расширение рынка сбыта
|
Вытеснение конкурентов с собственного рынка и завоевание новых рынков |
Гибкая система цен и скидок
|
|
Персонал
|
Обеспечение стабильного высокого уровня заработной платы
|
1.Рост производительности труда
2.Обеспечение социальных потребностей работников |
1.Снижение текучести кадров
2.Создание условий для профессионального роста сотрудников |
Иерархия стратегического набора типографии .
Выбор стратегии организации .
|
Определенная стратегия |
Неопределенная стратегия |
|
Эффективные
действия
|
Стабильность в прошлом обеспечивает успех в будущем |
Успех в прошлом, успех в будущем вызывает сомнения |
Неэффективные
действия |
Стратегия прошлого, в будущем ожидается усиление конкуренции |
Неудача в прошлом , неудача в будущем |
МИССИЯ ЧП " ТОРНАДО " – развитие рынка полиграфической продукции и постполиграфических услуг за счет высокопрофессиональной работы организации .
Для создания четкой базы отчета и оценки хода работы определяются конкретные цели .
ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ – обеспечение лидирующего положения на рынке за счет увеличения доходности организации и завоевания новых рынков .
На цели организации влияет как внутренняя , так и внешняя среда .
Факторы внешней среды , влияющие на ЧП " Торнадо " :
1. Экономические факторы :
·Темп инфляции
·Скачки курса валют
·Изменения законодательной базы для внешнеэкономической
деятельности и работы на внутреннем рынке.
2. Политические факторы :
Руководство постоянно следит за :
·изменениями в законодательстве Украины,
·курсами валют , устанавливаемыми НБУ и обменными пунктами ,
·тенденциями изменения налогового законодательства .
3. Рыночные факторы :
·Уровень конкуренции
·Позиция на рынке
·Тенденции развития рынка
·Демографические изменения
4. Факторы конкуренции :
·Изучение сильных и слабых сторон конкурентов
·Оценка стратегии конкурентов
·Анализ будущих целей конкурентов
Внутреннюю среду ЧП " Торнадо " характеризуют следующие основные факторы :
1.Производственные мощности
2.Управленческая структура
3.Персонал
4.Задачи
Для выбранной стратегии построим дерево решений ( см. Приложение 1).
Построение ТОЧКИ БЕЗУБЫТОЧНОСТИ .
Для расчета точки безубыточности необходимы следующие данные :
Постоянные затраты , грн. = 150 000
Переменные затраты , грн. / тыс.лист. -98
Цена , грн. / тыс.лист. -200
Расчет точки безубыточности производится по следующей формуле :
ТБУ =Условно-постоянные расходы ( УпоР );
Цена ( на ед. объема ) – Условно-переменные расходы ( УПеР )
ТБУ = 150 000 / ( 200 – 98 ) = 1471 тыс.лист.
Раздел № 3 Организация взаимодействия различных органов управления и организационная структура .
Для реализации планов кто-то должен фактически выполнить каждую из задач , вытекающих из целей организации . Для этого руководство обязано найти эффективное сочетание задач и людей .
Делегирование- означает передачу задач и полномочий лицу , которое принимает на себя ответственность за их выполнение . Оно представляет собой средство , при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников множество задач , которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации . Можно сказать , что делегирование превращает человека в руководителя .
Ответственность- это обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение . Под обязательством следует понимать то , что от индивида ожидается выполнение конкретных рабочих требований , когда он занимает определенную должность в организации . Фактически индивид заключает контракт с организацией на выполнение задач данной должности в обмен на получение определенного вознаграждения . Ответственность означает , что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем , кто передает ему полномочия .
Полномочия- представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач .
Полномочия делегируются должности , а не индивиду , который занимает ее в данный момент . Когда индивид меняет работу , он теряет полномочия старой должности и получает полномочия новой .
В менеджменте выделяют две концепции передачи полномочий :
1. Классическая концепция - передача полномочий от высшего руководства к нижестоящему .
2. Концепция ограниченных полномочий - подчиненный имеет возможность отстранить или отказаться от требования или решения руководителя .
Организовать – это значит создать некую структуру .
Эффективная организация работы позволяет группе работников добиться гораздо большего , чем они могли бы сделать без должной организации , и в гораздо меньшие сроки .
Схема организационной структуры представлена в приложении 3 .
В достаточной мере на тип организационной структуры влияют внешние и внутренние факторы . Из внешних факторов основное влияния оказывает конкуренция . Влияние этого фактора так же отражается на организационной структуре в виде текучести кадров из-за более выгодных условий у конкурирующих организаций . Помимо конкуренции влияют следующие факторы :
·Экономическая ситуация
·Политическая обстановка
·Закон и государственный аппарат
К внутренним факторам относятся конфликты .
Конфликт- это отсутствие согласия между двумя или более сторонами , которые могут быть конкретными лицами или группами . Каждая сторона делает все , чтобы принята была ее точка зрения или цель , и мешает другой стороне делать тоже самое .
Современная точка зрения заключается в том , что даже в организациях с эффективным управлением некоторые конфликты не только возможны , но и желательны . Во многих ситуациях конфликт помогает выявить разнообразие точек зрения , дает дополнительную информацию , помогает выявить большее число альтернатив и проблем . Это делает процесс принятия решений группой более эффективным
, а также дает людям возможность выразить свои мысли и тем самым удовлетворить личные потребности в уважении и власти .
Таким образом конфликт может бытьфункциональным( вести к повышению эффективности организации ) илидисфункциональным
( приводить к снижению личной удовлетворенности , группового сотрудничества и эффективности организации ).
Раздел № 4 . Мотивация и контроль .
4.1. Мотивация .
При планировании и организации работы руководитель определяет кто , как и когда должен выполнить определенные обязанности . Если выбор был сделан правильно , руководитель сможет координировать усилия людей и сообща реализовать потенциальные возможности работников . Для воплощения на практике своих решений руководители используют основные принципы мотивации .
Мотивация -заключается в том , чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и в соответствии с планом .
Для эффективной мотивации своих работников руководитель должен определить их истинные потребности . Потребности можно разделить на :
1. Первичные потребности ( т.е. физиологические по Маслоу )
2. Вторичные ( психологические )
Помимо потребностей при мотивации используются вознаграждения , которые можно разделить на :
·Внутренние , которые дает сама работа ( самоуважение , самореализация , удовольствие от любимой работы и т.д. )
·Внешние , которые дает организация ( премии , денежные вознаграждения , отдельный кабинет , личный транспорт , перспектива продвижения по службе и т.д. )
Более наглядно система мотивации фирмы ЧП " Торнадо " представлена в таблице 4.1.
4.2. Контроль .
Непредвиденные обстоятельства могут привести организацию к отклонению от намеченного первоначального курса .
Контроль –это процесс обеспечения достижения организацией ее целей .
Таким образом , контроль необходим для эффективной деятельности любой организации .
Ниже представлена схема контроля деятельности организации
Система мотивации персонала ЧП " Торнадо "
Таблица 4.1.
|
Потребности персонала
|
Действия руководства по мотивации сотрудников |
Дополнительные материальные
вознаграждения |
·Выплата премий и вознаграждений
Отсутствие потолка премий
|
Высокий уровень заработной платы и регулярное ее получение |
·Выплата заработной платы без задержек
·Применение сдельной системы оплаты труда |
|
Гибкий график рабочего времени
|
·Возможность предоставления отпуска по договоренности
·Предоставление отгулов или разрешение более позднего прихода или более раннего ухода с работы при необходимости |
|
Социальная защищенность
|
·Предоставление внутренних льгот
·Выплаты в случае наступления несчастного случая на производстве |
|
Нормальные условия труда
|
·Обеспечение всеми необходимыми орудиями труда
·Выполнение норм охраны труда |
|
Возможность профессионального роста
|
·Предоставление возможности получения дополнительного образования
·Возможность повышения квалификации |
|
Потребность в самовыражении
|
Поручение сотрудникам работы , требующей проявления инициативы |
|
Потребность в уважении
|
·Вынесение благодарности за хорошую работу
·Уважительное отношение к сотрудникам |
|
Потребность в причастности
|
·Создание обстановки для неформального общения
·Проведение собраний с работниками по внутренним вопросам |
|
Информированность
|
Налаживание коммуникации между директором и подчиненными |
Раздел 5. Коммуникации .
Коммуникация -это процесс обмена информацией , ее смысловым значением между двумя и более людьми . Организация как структура в значительной степени зависит от качества коммуникаций , необходимых для обеспечения эффективного функционирования .
Коммуникации возникают между :
1. Организацией и внешней средой
2. Внутри самой организации между ее подразделениями
Коммуникации между организацией и внешней средой представляют собой рекламную деятельность . Для этого фирма регулярно участвует в специализированных выставках по Украине , размещает свои координаты в справочных изданиях , пользуется услугами рекламных объявлений и также проводит самостоятельную рекламную деятельность в виде расклейки по городу . Реклама в области коммуникаций играет информативную роль , она призывает потенциальных клиентов к сотрудничеству и напоминает уже существующим клиентам о существовании фирмы и ее работе
За эффективность внутреннего процесса коммуникации между уровнями , подразделениями и работниками в организации отвечает управляющий персонал ( директор , его заместитель , менеджеры ) . В частности производится :
