Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы вне организации. Выдача документов из архива производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях место выданного документа занимает лист-заместитель, а место выданного дела - карта-заместитель. В заместителях указывается когда, кому и на какой срок выдан документ (или дело), название документа (дела), количество выданных листов, расписка получателя.
На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составление архивом и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий.
Всем предприятиям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса.
Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера: о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании и т.п.
Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.
Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается: "незавершенная копия", "неподписанный приказ" и т.п. Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются. Архивная копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.
Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверение того, что подлинник хранится в данном архиве.
Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.
Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует заделать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в
помещении не должно быть. Освещение только электрическое.
Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.
Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации создается комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций, милиции, пожарного надзора жилищно-коммунальной организации и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган. Отсутствующие документы должны быть восстановлены.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Изъятие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной деятельности организации и о предполагаемом совершении преступлении, производится с участием понятых и, как правило, в присутствии законного представителя организации.
Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия документов составляется акт, в котором перечисляются изъятые документы, или к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков документов.
Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации, у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт подписывается сотрудником органов, производящих изъятие документов, понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие.
Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие, под расписку.
В тех случаях, когда имеются достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может производиться изъятие подлинных документов. При изъятии указанных документов с них изготавливаются копии, которые передаются организации, у которой они изымаются.
Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников документов наступает в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
При отказе представителя организации, у которой произведено изъятие, от подписи или заверения печатью копий изымаемых документов и получения копии акта об изъятии документов (копий) об этом производится запись в акте изъятия или составляется отдельный акт, удостоверяемый подписями должностных лиц, производящих изъятие документов, и понятыми.
К сожалению, приходится констатировать, что бухгалтерские архивы в организациях в большинстве случаев ведутся плохо.
Список литературы
При уменьшении конъюнктуры спроса и предложения на товары, принятые для реализации, могут быть снижены по соглашению сторон. Товары в магазин предприятие доставляет за свой счет. Если изделия невозможно реализовать в предусмотренный договором срок (например, обнаружены скрытые дефекты), то предприятие вывозит их за свой счет, если иное не предусмотрено договором.
ВИДЫ ДОГОВОРОВ, РЕГУЛИРУЮЩИХ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
ПРЕДПРИЯТИЙ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ
Юридическим основанием отношений, устанавливаемых при реализации предприятием продукции (работ, услуг), является гражданско-правовой договор купли-продажи и подряда. Суть договора купли-продажи состоит в том, что продавец (предприятие) обязуется передать имущество в собственность покупателю (гражданам, предприятиям, организациям), а покупатель - принять это имущество и уплатить за него определенную денежную сумму. Для совершения большей части операций купли-продажи не требуется письменное оформление договоренности. По договору подряда подрядчик (предприятие) обязуется сделать определенную работу по заданию заказчика из его или своих материалов, а заказчик - принять и оплатить выполненную работу. Договор подряда всегда оформляется в письменной форме, за исключением случаев, когда работа выполняется в присутствии заказчика. Какой-либо специальной формы договора подряда предприятий нет, поэтому предприятие само его разрабатывает (например, наряд заказ) или использует действующие отраслевые формы, которые применяются на муниципальных предприятиях.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ ПРИ ПРОДАЖЕ (ПОСТАВКЕ)
НЕКАЧЕСТВЕННЫХ ТОВАРОВ (ПРОДУКЦИИ)
При установлении ответственности предприятия за продажу (поставщику) некачественной продукции следует руководствоваться соответствующими статьями Гражданского кодекса РФ. Предприятие несет имущественную ответственность и возмещает ущерб, нанесенный потребителю, за несоблюдение договорных обязательств. В соответствии с действующим законодательством покупатель-гражданин, которому продана вещь ненадлежащего качества, вправе по своему выбору потребовать:
- замены признанной недоброкачественной вещи - соразмерного уменьшения покупной цены;
- безвозмездное устранение недостатков вещи продавцом или возмещение расходов покупателя на их устранение;
- расторжение договора с возмещением убытков.
Если предприятие реализует свою продукцию через розничную сеть государственной и кооперативной торговли населению, государственным и кооперативным предприятиям и организациям, то оно несет ответственность за выполнение своих обязательств по заключенным договорам в по рядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.
§ 2.5. Налоговые платежи при реализации готовой продукции
В соответствии с действующим законодательством предприятия при реализации продукции потребителям являются плательщиками в бюджет налога на добавленную стоимость и специального налога. Эти налоги устанавливают в процентах к объему реализации:
НДС - 20 или 10 (по отдельным видам товаров работ услуг);
Согласно действующему законодательству по некоторым видам товаров, работ услуг НДС не уплачивается.
Сумма налога НДС начисляется в бюджет Дт46 Кт68, в установленный срок должны быть перечислены Дт68 Кт51.
Если предприятие реализует готовую продукцию в валюте, то и налоговые платежи в бюджет они вносят в валюте.
НДС уплачивают:
- предприятия со среднемесячными платежами более 3 тыс. рублей - ежедекадно 15-го, 25-го и 5 числа следующего месяца, исходя из фактических оборотов реализации товаров по последнему месячному счету;
- предприятия со среднемесячными платежами от 1 тыс. рублей до 3 тыс. рублей ежемесячно, не позднее 20-го числа месяца от фактических оборотов реализации товаров за истекший месяц;
- предприятия со среднемесячным платежом до 1 тыс. рублей ежеквартально, не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, по фактическим оборотам реализации товаров за истекший квартал;
- малые предприятия независимо от реализации продукции уплачивают эти налоги от фактического объема реализации ежеквартально, не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Для контроля за тем, как выполняют обязательства перед бюджетом по указанным налогам, предприятия всех организационно-правовых форм представляют сведения в свою налоговую инспекцию. Если предприятия задержали уплату налогов, то с них взимается пеня в размере 1/300 ставки ЦБ РФ но не более 0,1% за каждый день просрочки к неуплаченной сумме налога.
Предприятия, реализующие товары, как освобожденные от НДС, так и облагаемые налогом, имеют право на получение льготы в том случае, когда учет затрат на производство и реализацию таких товаров ведется раздельно, т.е. в развитие счета 46 следует открыть субсчета:
1. "Реализованные товары с НДС по ставке 20%";
2. "Реализованные товары с НДС по ставке 10%";
3. "Реализованные товары, освобожденные от НДС".
Предприятия, реализующие подакцизные товары, кроме того, являются плательщиками в бюджет акциза Дт46 Кт68; Дт68 Кт51. Порядок и сроки уплаты в бюджет акцизного налога установлены Инструкцией N 2 ГНС.
§ 2.6. Учет товаров отгруженных
Счет 45 используют предприятия согласно учетной политике, которая была разработана на предстоящий год, реализованной считается продукция по уже оплаченным счетам. В этом случае отгруженная покупателю продукция Дт45 Кт40, числится на счете 45 до оплаты покупателем. С момента оплаты Дт50,51,52 Кт46 эту продукцию считают реализованной и списывают с кредита счета 45. При этих условиях синтетический учет отгруженных товаров ведут в зависимости от принятой учетной политики по нормативной себестоимости, или фактической производственной себестоимости, а аналитический учет в продажных (отпускных) ценах. Традиционным для нас является организация синтетического учета на счете 45 по фактической производственной себестоимости.
Предприятие вносит на счет 45 и расходы, произведенные им при отгрузке продукции, когда такие расходы в зависимости от их характера по условиям договора подлежат возмещению покупателями, потребителями и заказчиками (Дт45 Кт10,43,50,55,60,71,76 и др.). Расходы, подтвержденные документами, включают в счет для оплаты сверх стоимости отгруженной продукции. Суммы возмещенных расходов списывают при оплате на счет покупателя. При выписке счета отдельными позициями отражают НДС в установленном размере к отпускной цене.
На дебете счета 45 предприятия также отражают отгруженные покупателю материалы и МБП. При этом на счетах выделяют особыми позициями подлежащие оплате покупателями НДС и продажной цене материальных ценностей. После оплаты покупателями счетов за отгруженные материальные ценности, эти ценности считаются реализованными и их фактическая себестоимость подлежит списанию с кредита счета 45.
§ 2.7. Коммерческие расходы
Предприятие при отгрузке продукции может понести расходы, связанные со сбытом продукции, не подлежащие возмещению покупателем. Такие расходы называются коммерческие и учитывают на одноименном активном собирательно распределитель ном счете 43. К ним, в частности, относятся: расходы на рекламу в пределах установленных норм, упаковку продукции,
участие в выставках и ярмарках, стоимость образцов товаров, переданных бесплатно и не подлежащих возврату покупателем.
Собранные в течение месяца на дебете счета 43 с кредита разных счетов коммерческие расходы подлежат полному или частичному списанию (Дт40 Кт43), в порядке, установленном отраслевой инструкцией по планированию, учету и калькулированию. Полностью списывают в том случае,когда ежемесячные остатки на счете 45 не подвержены резким колебаниям. Тогда принято считать, что вся сумма коммерческих расходов полностью относится к реализованной продукции. Если же ежемесячно остатки на счете 45 значительно колеблются, то учтенные коммерческие расходы следует распределять между продукцией, реализованной (оплаченной) и оставшейся неоплаченной до конца месяца (т.е. числящейся в остатке на счете 45 на конец месяца). В этом случае на конец месяца по счету 43 будет иметь место остаток, который при составлении баланса присоединяют к остатку счета 45.
Если на предприятии учетной политикой принято реализованной считать продукцию по предъявленным счетам, то счет 43 ежемесячно закрывают (Дт46 Кт43), между видами реализованной продукции коммерческие расходы распределяются прямым путем, а если это невозможно - пропорционально выручке, полученной от реализованной продукции.
§ 2.8. Расходы на рекламу
В составе коммерческих расходов предприятия отдельной учетной позицией фиксируются расходы на рекламу. Расходы на рекламу – это расходы предприятия по целенаправленному воздействию на потребителя для продвижения продукции на рынках сбыта. К ним относятся: расходы на разработку и изделие рекламных изделий; разработку и изготовление эскизов этикетов, образцов оригинальных фирменных пакетов, упаковки и
т.д.; рекламные мероприятия, проводимые при помощи средств массовой информации, световую и иную наружную рекламу; а также проведение иных рекламных мероприятий, связанных с предпринимательской деятельностью.
ОСОБЕННОСТИ ВКЛЮЧЕНИЯ РАСХОДОВ НА РЕКЛАМУ В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ
Общая величина фактических расходов на рекламу, относимых на себестоимость продукции зависит от объема выручки от реализованной продукции и не должна превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, утвержденным Минфином РФ. Расходы предприятия на рекламу, превышающие предельные размеры, относятся за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Сумма производственных расходов на рекламу включается в себестоимость продукции без НДС. Сумма НДС, оплаченная при возмещении таких расходов определяется в 1998 году по расчетной ставке НДС - 16,67 %,от указанной суммы и отражается в учете на счете 19.
§ 2.9. Учет реализации готовой продукции
и вспомогательного производства
Для учета реализации готовой продукции, как основного, так и вспомогательного производства, предусмотрен активно-пассивный операционно-результатный счет 46. Особенность этого счета состоит в том, что реализованную продукцию отражают на нем одновременно в двух оценках:
на кредите - по продажной цене, включая НДС и акцизы (Дт50,51,52,62), а на дебете - по фактической полной себестоимости (Кт20,23,26,37,40,43,45) в зависимости от принятой учетной политики. Это позволяет предприятию определить и списать результат реализации продукции - прибыль Дт46 Кт80/1 или убыток Дт80/1 Кт46. Превышение
кредитового оборота над дебетовым по счету 46 означает, что есть прибыль, а в противном случае - убыток.
Все предприятия, независимо от форм собственности, являются плательщиками в бюджет НДС в установленном размере и отпускной стоимости реализуемой продукции. Суммы НДС выделяют особыми позициями в счете, предъявленном для оплаты. Начисленный в бюджет НДС (Дт46 Кт68) в дальнейшем подлежит взносу на счет налоговой инспекции Дт68 Кт51.С продукции, реализованной в СКВ, НДС уплачивают в валюте. Остатков на конец месяца на счете 46 быть не должно.
Глава 3. Анализ хозяйственной деятельности:
3.1 . Виды анализа, значение анализа
Анализом хозяйственной деятельности называется научно разработанная система методов и приемов, посредством которых изучается экономика предприятия, выявляются резервы производства на основе учетных и отчетных данных, разрабатываются пути их наиболее эффективного использования.
