- употреблять необходимых мероприятий по устранению нарушений государственной дисциплины, действующего законодательства, неправомерного и непроизводственного использования финансовых и товарно-материальных ресурсов, злоупотреблений служебным положением, бесхозяйственности, мошенничества, разворовывание государственного и коллективного имущества и представления недостоверной отчетности;
- быть объективным, давать практическую и консультационную помощь предприятиям, на которых осуществляется ревизия или проверка, относительно усовершенствования их финансово-хозяйственной деятельности, обеспечение сохранности государственного и коллективного имущества.
Руководители органов железнодорожного транспорта, которые имеют в своем составе подведомственные структурные подразделения с отдельными балансами, несут персональную ответственность за своевременное и качественное проведения ревизий их финансово-хозяйственной деятельности и употребления неотложных мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений. [2]
Ревизии и тематические проверки финансово-хозяйственной деятельности объединений, предприятий, организаций или других структурных подразделений железнодорожного транспорта Украины назначаются приказом или распоряжением начальника руководящей организации и проводятся комплексно с привлечением опытных специалистов не чаще одного раза в год и не реже однажды на два года.
Руководитель комплексной ревизионной комиссии обязанный утвердить программу ревизии или проверки и определить ответственных личностей за выполнение отдельных ее вопросов.
Члены комплексной ревизионной комиссии не имеют права оставлять роботу в ней без письменного доклада руководителю ее или его заместителю относительно результатов выполнения полученных поручений.
Руководитель комплексной ревизионной комиссии или его заместитель обязан в указанный приказом термин обобщить полученные от каждого члена комиссии письменные доклады по выполнению полученных поручений, отобразить их в отдельном акте, который составляется в произвольной форме в четырех экземплярах: первый и третий - для контролирующего, а второй и четвертый для подразделения, которое проверяется.
По окончанию работы комплексной ревизионной комиссии, ее руководитель обязан провести рассмотрение материалов ревизии на месте и предъявить руководителю предприятия, которое проверялось комплексной ревизией или проверкой, необходимые требования по ликвидации выявленных ревизией недостатков, злоупотреблений и нарушений, а также по возмещению причиненных убытков.
Ревизор (старший ревизор) по контролю затрат поступлений обязанный относительно результатов проведенной ревизии или проверки составить акт произвольной формы в двух экземплярах, из которых первый экземпляр с результатами проверки и замечаниями ревизора, объяснениями виновных, другими приложениями подается начальнику Центра (отдела) ревизий железной дороги или другого органа, который выполняет контроль (в зависимости от установленного на железной дороге порядка) не позднее трех рабочих пор после составления акта, второй экземпляр - под расписку на первом экземпляре - руководителю подразделения, которое проверяется.
Результаты ревизии (проверки) должны быть рассмотрены и по них употреблен соответствующих мероприятий ответственными должностными личностями предприятия, которое проверялось, в трехдневный термин после получения акта, о чем доложить в письменной форме руководителю контролирующего органа в недельный термин.
Ревизоры-инструктора и контролеры - ревизоры пассажирских железнодорожных составов (всех категорий) подают руководителю контролирующего органа после окончания работы, но не позднее следующей поры (без учета исходных дней) отчет в установленной форме с приложением копий записей в рейсовых журналах железнодорожных составов, составленные акты и т.п.
Руководители контролирующих групп из работников руководящего состава железных дорог (отделений железных дорог, госпредприятий - ДН) после проверки работы ревизоров-инструкторов, контролеров-ревизоров поездных бригад дают в контролирующий орган отчет о проведенной проверке и ее результатах по форме.
Руководители общественных формирований должны подавать контролирующим органам отчет относительно проведенной общественной работы ежедекадное или ежемесячно, в зависимости от существующего порядка.
Контрольно-ревизионная работа в системе железнодорожного транспорта Украины планируется с обязательным охватом ревизиями всех подведомственных структурных подразделений, рационального использования работников контрольно-ревизионных служб и специалистов, которые привлекаются к проведению ревизий и проверок.
На предприятиях и в структурных подразделениях, которые имеют неудовлетворительные финансово-экономические показатели работы, предполагают бесхозяйственность, не выполняют обязательств перед бюджетом и т.п.; ревизии и проверки, в том числе внеплановые, проводятся в первую очередь.
Ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятий проводятся на основе годовых планов. План ревизий Укрзализныци на следующий год, согласованный с контрольно-ревизионной службой Министерства транспорта Украины утверждается Генеральным директором Государственной администрации железнодорожного транспорта Украины (Укрзализныци) не позднее 20 декабря, который предшествует поэтому, на который составляется план.
Планы структурных подразделений Укрзализныци, которые имеют в своем составе подчиненные предприятия, учреждения и организации, согласовываются с территориальным представительством Министерства Финансов Украины и утверждаются руководителем соответствующей управляющей организации. Планы сохраняются как документы, которые не подлежат разглашению.
Работа ревизоров по контролю затрат поступлений проводится по годовому (с распределением по месяцам) плана, который его согласован с начальником отдела бухгалтерского учета и финансов отдела железной дороги (государственного предприятия по перевозке грузов и пассажиров-ДН) и утвержден начальником финансово-экономической службы в термин до 20 декабря, который предшествует определенному в плане проверок.
Ревизия станций с охватом всех касс, а также ревизия работы Технологического центра по обработке перевозочных документов (Техпд), Государственного центра комплексного транспортного обслуживания (ДЦКТО), Государственного центра международных расчетов и контроля (ДЦМВК) проводится один раз в год.
В период между ревизиями проводятся проверки каждой кассы не менее одного раза в год, кроме станций IV-V класса.
На станциях, которые имеют десять и больше самостоятельных касс, которые отчитываются, вместо комплексных ревизий разрешается проводить ревизию кассовых оборотов и одну проверку на год каждой кассы.
Ревизии железнодорожных составов проводятся согласно графиков, которые составляются ежемесячно до 25 числа месяцы, которые предшествует периоду проверок. График утверждается Начальником финансово-экономической службы или начальником Центра ревизий железной дороги (при условии отсутствия Начальника финансово-экономической службы железной дороги).
Для проверки работы ревизоров-инструкторов, контролеров-ревизоров и поездных бригад старший ревизор-инструктор по контролю железнодорожных составов центра ревизий финансово-экономической службы железной дороги составляет график проверок (разглашению не подлежит) для групп из работников руководящего состава служб управление железной дороги - финансово-экономической и пассажирской.
Указанный график подается начальником финансово-экономической службы или начальником центра ревизий железной дороги для утверждения заместителю начальника железной дороги. Каждая группа обязана выполнять проверки не реже одного раза в месяц.
При согласовании графиков проверки железнодорожных составов необходимо стараться проверку проводить не больше однажды в границах железной дороги.
Для обеспечения надлежащего учета проведенной в отчетном периоде контрольно-ревизионной работы контролирующим органам в установленные ним сроки должны подаваться:
-акты комплексных (документальных) ревизий или проверок по контролю затрат руководителями комиссий, которые их проводили;
-акты ревизий (проверок) станций или других структурных подразделений по контролю доходных поступлений финансовыми ревизорами (старшими), которые проводили ревизии (проверки);
- отчет ревизора-инструктора (НФУ), контролера-ревизора (НФП) о результатах проверки пассажирских железнодорожных составов;
- отчеты о проверке работы поездных бригад (ЛНП), ревизоров-инструкторов (НФУ), контролеров-ревизоров (НФП) руководителем группы;
-отчеты о проведенной работе общественными контролерами-ревизорами (ГНФП), что подаются ревизорами-инструкторами, которые работают с общественными контролерами-ревизорами (ГНФП).
Для больше полного обобщения информации, которая поступает к контрольно-ревизионным органам, и обеспечения оперативной отчетности ведется книга учета проведенных ревизий и проверок, а также их результаты.
В указанной книге необходимо отображать следующие данные:
- дата проведения ревизии (начало и окончание);
- вид (характер) ревизии или проверки;
- фамилия и должность руководителя ревизии или проверки;
- дата и содержание (характер) употребленных по результатам ревизии (проверки) мероприятий по ликвидации выявленных недостатков и нарушений и т.п.;
- данные, необходимые для заполнения разделов «А», «Б», «В», «Г», «Д», «Е» оперативного отчета о контрольно-ревизионной работе.
Основными задачами ревизий есть проверка и контроль относительно: выполнение плановых рубежей;
- качества и соблюдение соответствующих требований относительно сохранности государственной и коллективной собственности;
- эффективности использования трудовых, товарно-материальных и финансовых ресурсов, полноту выявления и мобилизации внутрипроизводственных резервов, причин образования непродуктивных затрат и потерь, а также общее состояние экономики предприятия, которое ревизуется или проверяется;
- полноты, достоверности и своевременности расчетов по оплате труда, по расчетам с бюджетом;
- правильности определения финансовых результатов хозяйственной деятельности и использование финансовых ресурсов;
- соблюдение действующего порядка установления и применение цен и тарифов, а также своевременность внесения в бюджет суммы дополнительной выручки в полном объеме, который ее было получено вследствие нарушения действующего порядка установления или применение цен и тарифов;
- законности проведенных хозяйственных операций за период, который проверяется;
- правильности постановки и ведение бухгалтерского, налогового учета и отчетности;
- соответствия показателей всех форм отчетности данным синтетического и аналитического учета;
- соблюдение финансовой и сметной дисциплины;
- выявление фактов разворовываний и незаконных затрат финансовых ресурсов и товарно-материальных ценностей;
- устранение причин образования непродуктивных затрат и убытков;
- злоупотребление служебным и должностным положением;
- состояния контрольно-ревизионной деятельности;
- выполнение решений относительно устранения недостатков и нарушений, которые их было выявлено предыдущей ревизией или проверкой. [3]
Для проведения ревизии или проверки соответствующим приказом начальника руководящей организации назначается ревизионная группа (комиссия), ее председатель, определяется термин, в который должно быть проведена проверка.
Термин проведения ревизий или проверок, составы ревизионных групп определяются с учетом объема и специфики деятельности предприятия, на котором будет проведена ревизия, но согласно Постановлению КМУ от 5 января 1998г. № 10 он не может превышать ЗО календарных дней. (Ориентировочный термин проведения ревизий приведенный).
Проведению ревизии предшествует тщательная подготовка: изучение материалов предыдущей ревизии и тематических проверок, сообщений, которые поступили, другой информации, которая характеризует работу и финансовое состояние предприятия, которое ревизуется или проверяется.
На базе имеющих материалов, другой официальной информации проводится работа контрольно-ревизионным органом относительно разработки программы ревизии (задача), что предусматривает перечень основных вопросов ревизии, на которых нужно сконцентрировать внимание, определяется термин проведения ревизии.
Вместе с программой ревизии составляется план проведения ревизии касс, инвентаризации товарно-материальных ценностей, которые их будет выполнен во время ревизии.
Во время проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятий железнодорожного транспорта, которые имеют подведомственные учреждения, предприятия и организации программой предусматривается определение структурных подразделений, которые подлежат ревизии. При этом, ревизией должно быть охвачено не менее 2-3 предприятий, организаций или учреждений.
Руководство ревизионной группы (комиссии) в термин подготовки ревизии или проверки знакомит члены комиссии с составом программы (задача).
На базе полученных задач каждый исполнитель, который входит в состав ревизионной группы, составляет рабочий план проведения ревизии сектору, который ним проверяется, в котором подается перечень работ, которые их должно быть выполнен во время проведения ревизии, определение методов проверки, термин выполнения и т.п.
Перед непосредственным проведением ревизии руководитель ревизионной группы (комиссии) или его заместитель подтверждает полномочия на проведение ревизии (проверки) руководителю предприятия, которое ревизуется или проверяется, знакомит его с задачами ревизии, составом ревизионной группы (комиссии).
Руководитель предприятия, которое ревизуется, знакомит ревизионную группу с ответственными личностями предприятия, дает указания относительно предоставления помещений, связи и транспорта у распоряжения ревизионной группы, обеспечение сохранности ревизионных материалов, назначение в необходимых случаях инвентаризационной комиссии.
Согласно утвержденного рабочего плана, личности, которые принимают участие в ревизии, сразу же начинают ревизию касс и работу относительно организации инвентаризации товарно-материальных ценностей и расчетов.
Руководитель и члены ревизионной группы (комиссии) знакомятся на месте с организацией производства, условиями труда и особенностями производственного процесса, организацией сохранности товарно-материальных ценностей. После этот руководитель ревизионной группы (комиссии), если это необходимо, уточняет и корригирует рабочий план проведения ревизии объектов, исполнителей, термин выполнения отдельных задач.
Во время проведения ревизии руководитель ревизионной группы поддерживает связь с профсоюзом, при условии необходимости устанавливает контакт с правоохранительными органами, налоговой инспекцией, местным управлением Главного Контрольно-ревизионного Управления Министерства финансов Украины. На предприятии в общедоступном месте вывешивается сообщение о проведении ревизии и место нахождение ревизионной группы (комиссии).
Проведение ревизии за требованиями правоохранительных органов выполняется в установленном порядке с учетом требований Инструкции о порядке проведения ревизий и проверок органами государственной контрольно-ревизионной службы в Украине по представлению правоохранительных органов, которая согласованная с Министерством Внутренних Дел Украины письмом от 1 апреля 1998 г.; со Службой Безопасности Украины письмом от 9 апреля 1998 г.; с Генеральной прокуратурой Украины письмом от 10 апреля 1998 года и утвержденная приказом Украины от 24.04.1998 года №77.
При условии необходимости, руководитель ревизионной группы (комиссии) имеет право привлекать специалистов для проверки соответствующих вопросов или предоставления соответствующих выводов относительно вопросов проверки.
При условии отсутствия возможности проверки бухгалтерского учета за обстоятельств его недоброкачественного ведения (подделки, исправлений, извращение, путаницы отчетности умышленной или неумышленной) руководитель ревизионной группы (комиссии) может требовать от руководителя предприятия, которое ревизуется или проверяется, восстановление бухгалтерского учета и отчетности, в том числе - с привлечением аудиторов за счет предприятия.
При этом, проведение ревизии прекращается на термин, который необходимый для возобновления бухгалтерского учета и отчетности, о чем составляется соответствующий акт, в котором отмечаются вопросы, которые невозможно проверить, и причины, которые привели к этому.
Руководство контрольно-ревизионного аппарата, который проводит ревизию, в рабочем порядке имеет право требовать от ответственных личностей устранения и ликвидации нарушений, недостатков, которые их было выявлено на предприятии во время проведения ревизии или проверки.
Во время проведения ревизий финансово-хозяйственной деятельности предприятия обязательно проверяются следующие вопросы:
- обоснование принятых в плане расчетов для определения объемов и качественных показателей работы предприятия, фондов потребления, уровня себестоимости продукции,
составляет рабочий план проведения ревизии сектору, который ним проверяется, в котором подается перечень работ, которые их должно быть выполнен во время проведения ревизии, определение методов проверки, термин выполнения и т.п.
- правильность отображения в отчетности показателей; необоснованность изменений плановых рубежей, фондов потребления, дохода, платежей в бюджет;
- выполнение плана за основными количественными и качественными показателями, влияние отдельных факторов на отклонение от принятых рубежей;
- состав хозяйственных операций по данных первичных документов для установления их соответствия действующему законодательству, их целесообразность, достоверность;
- записи в регистрах бухгалтерского учета с первичными документами, данные учетных регистров с показателями отчетности, отчетные данные из запланированными (хозяйственным планом, балансом дохода и расходов, сметами и т.п.);
- данные различных документов, которые относятся к взаимосвязанным хозяйственным операциям, например: соотношение данных относительно предоставленных услуг - с начисленной заработной платой; сравнение данных относительно отпущенного товара с пропусками на его вывез из территории предприятия и т.п.;
- соблюдение установленного порядка организации и ведение бухгалтерского, налогового учета и отчетности;
- достоверность отчетных данных, выявление приписываний, фальсифицирование показателей отчетности и т.п.;
- использование и сохранение товарно-материальных ценностей и основных способов;
- использование трудовых ресурсов, способов на оплату труда и поощрение;
- кассовые, расчету и кредитные операции;
- затраты на производство, себестоимость продукции;
- использование дохода, фондов, резервов, общее финансовое состояние;
- организация и состояние контрольно-ревизионной работы.
Проверка первичных документов и записей в учетных регистрах выполняется сплошным или выборочным методами.
Сплошным методом проверяются все документы и записи в регистрах бухгалтерского учета. Сплошной проверке подлежат кассовые, банковские операции, расчеты с отчетными личностями и внутрипроизводственные расчеты.
Выборочным методом проверяется определенная часть первичных документов в каждому месяцы периода, который ревизуется, или за несколько месяцев. Если выборочной проверкой устанавливаются факты значительных нарушений, злоупотреблений и т.п., то ревизия на указанном этапе деятельности предприятия проводится сплошным методом. [15]
Достоверность финансово-хозяйственных операций устанавливается формальной и арифметической проверкой документов, а также с помощью специальных приемов документального и фактического контроля.
Во время формальной проверки проверяется следующее:
- правильность заполнения всех реквизитов документов;
- наличие исправлений, подчисток, дописываний текста или цифр;
- подписи руководящих и материально-ответственных личностей.
Во время проведения арифметической проверки определяется правильность расчетных данных.
Достоверность финансово-хозяйственных операций, которые их отображен в первичных документах, при условии необходимости, может быть установлен путем проведения встречных проверок на предприятиях, учреждениях и организациях, с которыми предприятие, которое ревизуется или проверяется, находилось или находится в хозяйственных отношениях.
При проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия одновременно с документальной проверкой применяют следующие приемы фактического контроля:
- обследование на месте рабочих помещений, участков, составов для изучения организации производства и труда, охраны и сохранение товарно-материальных ценностей;
- проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей для установления их наличия и соответствия данным бухгалтерского учета, записям по составу;
- проведение контрольного обмеру для установления достоверности отчетных данных относительно выполненных работ;
- проверка соблюдения технических условий и технологических процессов, соответствия продукции государственным стандартам, обоснование цен.
Ревизоры предпринимают меры относительно присутствия материально-ответственных личностей во время инвентаризации ценностей, проведение соответствующих проверок, которое касаются этих личностей.
Во время проведения ревизий ревизоры имеют право:
- проверять первичные документы, бухгалтерские регистры, отчеты, планы, сметы и т.п.; соответствующее отображение в документах наличия денежный наличности, ценных бумаг, векселей, материальных ценностей и т.п.;
- требовать предоставления письменных объяснений на имя руководителя, который назначил проведения указанной ревизии или проверки, от должностных и других личностей, а также необходимых справок и документов относительно вопросов, которые нарушаются во время проведения ревизии или проверки;
- проверять полноту оприходования денежный наличности, полученной в банка;
- проверять выписки из банка относительно проведения расчетов;
- уточнять достоверность документов, которые связанные с операциями предприятия, которое ревизуется;
- привлекать через соответствующие организации специалистов для определения количества и качества сырья, материалов, полуфабрикатов, изготовленной продукции и т.п.;
- пользоваться телеграфно-телефонной, факсимильной связью, транспортом, занимать отдельное помещение во время проведения ревизии или проверки;
- пользоваться комнатами отдыха локомотивных бригад (отелями), выделенными для отдыха пассажиров на вокзалах и станциях, а также общежитиями предприятий, организаций и учреждений системы железнодорожного транспорта.
Во время выявления фактов нарушение требований относительно расходования государственных средств и других нарушений финансовой дисциплины или злоупотреблений должностным положением ревизор должен установить размер причиненного вреда в стоимостном выражении, причины нарушений, должностную личность, которым (или по приказу которой) было совершено неправомерное действие и употребить соответствующих оперативных мероприятий по возмещению причиненных убытков.
За намеренное укрытие, подделку, фальсифицирование фактов относительно краж, злоупотреблений и правонарушений, незаконное использование служебного положения, превышение должностного положения и т.п. личность, которая проводила ревизию или проверку, должна быть привлечена к ответственности согласно действующего законодательства Украины.
Ревизор не имеет права включать к акту различного рода выводы, предложения и данные, данные или факты, которые их получен от третьих лиц, а также оценку действий должностных и материально-ответственных личностей.
Применение вычислительного оборудования во время проведения ревизий и проверок освобождает ревизоров от трудоемкой технической работы и разрешает больше времени и внимания уделять проверке правильности и качества первичных документов, достоверности и полноте записей в учетных регистрах, законности осуществления хозяйственных операций.
Вычислительная техника и ее программное обеспечение в особенности нужны при сплошной ревизии массовых финансово-хозяйственных операций - кассовых, расчетных и кредитных банковских операций, расчетов по оплате труда, операций с производственными запасами, товарно-материальными ценностями и основными способами, операций по производству, отгрузке и реализации продукции (работ, услуг) и т.п.
К началу ревизии руководитель ревизионной группы составляет план проверки достоверности расчетов, выполненных в первичных документах и учетных регистрах, которые может корректироваться или уточняться на организационной и стадии, которая предшествует исследовательской, контрольно-ревизионного процесса с привлечением вычислительной техники.
При условии использования на предприятии, которое проверяется или ревизуется, АРМ бухгалтера и компьютеризированного бухгалтерского и статистического учетного процесса с помощью современных бухгалтерских компьютерных программ, таких как: "1C: Бухгалтерия"; "Проф. 6.0 WIN"; "3.03 Толстый Ганс"; "Бест"; "Парус"; "Финмайстер" и т.п., то их целесообразно использовать для выполнения работ, предусмотренных программой ревизии с разрешения руководителя предприятия, которое ревизуется или проверяется.
В случае отсутствия на предприятии компьютеризированного бухгалтерского учета при проведении ревизии возможное использование компьютерного оборудования и программ вычислительных центров железных дорог, Укрзализныци или других ее структурных подразделений с разрешения руководителя, который назначил ревизию. В отдельных случаях, с целью сокращения затрат времени на перевозку документов и учетных регистров, на предприятие приглашаются соответствующие специалисты с необходимой компьютерной техникой и программным обеспечением.
