РефератБар.ру: | Главная | Карта сайта | Справка
Информационное обеспечение управленческого решения. Реферат.

Разделы: Управленческие решения | Заказать реферат, диплом

Полнотекстовый поиск:


     Страница: 1 из 2
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 





1



Селезнев Юлиан Иванович,
при использовании этого материала
желательна ссылка на автора
или, по крайней мере, информирование
по тел. (7-095) 131-4237 или
E-mail: seleznev001@land.ru
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

Акт управления - это выбор и реализация оптимального решения из разнообразия возможных вариантов. Решая управленческую задачу руководитель (управляющий) находится в психологически напряженной ситуации неопределенности (поиска варианта действия), которая разрешается по мере накопления информации по существу исследуемого вопроса.
Логическая цепь целенаправленного действия последовательно включает поиск, отбор, осмысление и систематизацию исходной информации и выработку алгоритма поведения, обеспечивающего достижение поставленной цели. Руководителя, осуществляющего оперативное руководство аппаратом управления, нерационально отвлекать от прямых обязанностей на техническую работу по сбору и обработке информации – эту работу должны выполнять эксперты (авторитетные знатоки соответствующих отраслей знаний) в порядке составления экспертизы исследуемой проблемы и выработки на ее основе рекомендаций о путях и способах решения поставленной задачи.
Эксперт, рекомендуя направление и характер действий, становится участником акта управления и несет персональную ответственность за его результат наряду с руководителем аппарата. Такой уровень ответственности дает ему право иметь независимое мнение по вопросам, находящимся в раках его компетенции, и отстаивать это мнение на всех ступенях управленческой иерархии. Поэтому в системе взаимодействия «руководитель – эксперт» исторически сложилась довольно парадоксальная ситуация: неактивный (подчиненный) член системы производит и передает информацию к действию, а активный (руководитель) потребляет ее и действует в соответствии с ней.
В этой системе распоряжение управляющего на проведение экспертизы является, по существу, просьбой к компетентному специалисту разобраться в конфликтной ситуации, найти и рекомендовать рациональный путь к ее разрешению. Такие взаимоотношения обязывают, и эксперт, сознавая, что успех дела непосредственно зависит от инициативы и активности управляющего, не может допустить, чтобы из-под его пера вышел внешне солидный, но бессодержательный труд, заключенная в котором информация не стоит затраченного на ее чтение времени.

Проведение экспертизы подобно научному исследованию – и там и тут нужны глубокие знания в области изучаемой проблемы и смежных с ней вопросов, трезвость суждений и здравый смысл, чтобы суметь определить, как далеко надо обратиться в прошлое для получения объективной картины настоящего и вероятного будущего, в какой момент прекратить исследование и чем завершить разработку темы. Однако имеется и существенная разница. Научное исследование, в общем-то, не ограничено во времени – основное и единственное требование к нему: полезность с позиции расширения границ человеческих знаний. Экспертиза же всегда нужна к строго определенному сроку и просрочка превращает затраченный труд в бросовую работу – решение уже принято, и надобность в подготовленной информации отпала.
Методики проведения экспертизы и научных исследований также примерно одинаковы – ознакомление с проблемой, формирование рабочей гипотезы и на ее основе логических выводов с последующим изложением своих мыслей на бумаге в ясной и доступной пониманию форме. Это возможно тогда, когда исследователь обладает способностью и волей концентрировать внимание в течение длительного времени на основных аспектах изучаемого явления, что не так просто, как кажется на первый взгляд.
Дело в том, что, как утверждают психологи, человеческий мозг по своей природе не способен последовательно мыслить. Мысль скачкообразно мечется в хаосе накопленных мозгом противоречивых представлений в поисках рациональных обобщений, но этот внешне сумбурный процесс имеет четкую направленность в сторону непрерывного совершенствования и происходит без видимых усилий для его носителя. Когда обнаруживается оптимальный ответ на поставленный вопрос, не имеющий явных возражений, в мозгу возникает очаг сосредоточенного осмысления зафиксированного варианта, который превалирует до тех пор, пока не появится твердое убеждение, что найденное решение единственно верное. Если заставить себя постоянно думать об изучаемом предмете, то можно обнаружить, что объект исследования стал вдруг осмысленным и приобрел определенную динамичную форму, проливающую свет на тенденции его развития в перспективе.

Экспертиза, как и всякая другая целенаправленная деятельность, ограниченная во времени, должна начинаться с разработки общего плана работы, чтобы обезопасить исследователя от непроизводительных трат времени и умственной энергии. При этом надо учитывать, что на начальной стадии исследования (определение источников информации, отбор и систематизация фактуры, формирование рабочей гипотезы) расходуется непропорционально много времени. В то же время очень распространенной является такая ошибка при планировании умственного труда, как жесткое ограничение времени непосредственно на исследование и щедрое его расходование на редактирование и оформление итогового документа, которые ничего нового к материалу исследования не добавляют. В результате, если на начальном этапе запланированный объем работы окажется больше, чем можно фактически сделать, то начнется цепная реакция временных несоответствий по всем последующим этапам и качество материала может резко ухудшиться, так как спешка всегда чревата серьезными ошибками, но особенно опасна в работе, связанной с большим умственным напряжением. Кроме того, очень важно правильно определить оптимальный срок завершения работы, для чего бывает полезно разделить проблему на несколько относительно самостоятельных разделов и каждый из них спланировать отдельно по всем этапам, включая черновое изложение, тогда сумма найденных по разделам значений времени даст наиболее вероятный срок завершения работы в целом. При этом необходимо зарезервировать часть общего времени на непредвиденные обстоятельства, которые обязательно возникнут, так как на стадии составления плана все оценки имеющихся сведений и фактора времени носят ориентировочный характер. В случае несовпадения расчетного оптимального времени с установленным по заданию (директивным) сроком (запланированный объем работы не укладывается в отведенный период) надо либо добиться пересмотра директивного срока, либо оптимизировать план за счет уменьшения глубины проработки и сокращения объема итогового материала, о чем обязательно нужно поставить в известность руководителя, давшего поручение.
Примерное содержание основных разделов плана проведения экспертизы:
1. Общее ознакомление с проблемой (определение источников информации, фиксирование и механическое запоминание разрозненных фактов);
2. Осмысление накопленного банка данных о проблеме (устранение информационного шума, группировка и систематизация отобранной фактуры, умозаключения и выводы);
3. Формирование рабочей гипотезы (корректное логическое построение обобщений по аналогии со сходными явлениями);
4. Черновое изложение материала (фиксирование первоначальных впечатлений и ассоциаций в произвольной форме);
5. Предварительный вариант экспертизы (обработка чернового изложения материала с соблюдением всех требований, предъявляемых к итоговому документу);
6. Редактирование и окончательное оформление итогового документа.
Деталировка основных разделов плана - частное дело специалиста в зависимости от его индивидуальных особенностей, личных качеств и привычек.

Цель общего ознакомления с проблемой – правильно определить источники информации и отобрать фактуру, на основе которой можно построить умозрительную модель исследуемого объекта (рабочую гипотезу его возникновения, функционирования и развития). Приступая к работе, исходят из общепринятого в науке положения, что, при желании, можно найти массу фактов, относящихся к данной проблеме и задача состоит в том, чтобы из большого количества малозначащих сведений извлечь максимально возможную пользу.
Фактами называют познанные свойства предмета изучения – объективную реальность, скопировать которую невозможно. Став достоянием исследователя, факт неминуемо и немедленно деформируется под влиянием его интересов и личных особенностей. Такие искаженные факты называют сведениями и по характеру отражаемой ими реальной действительности делят на:
1. Эмпирические (объективные), извлекаемые непосредственно из эксперимента.
2. Научные (субъективные), получаемые путем осмысления объективных данных.
3. Ведомственные (конъюнктурные), представляемые различными учреждениями вышестоящим инстанциям.
Наиболее распространенными и ценными источниками объективных данных являются официальные (государственные) справочники и статистические сборники. В этих документах влияние субъективного фактора сведено к минимуму, так как их составляют высококвалифицированные специалисты и надо только грамотно использовать это богатство. Такие сведения незачем подвергать сомнению и перепроверять по первоисточникам.
Внешне предпочтительней, по сравнению с сухим содержанием официальных данных, выглядят хорошо сформулированные научные сведения, однако пользование ими требует известной осторожности. Объективная основа научных данных, проходя через сознание субъекта (ученого), существенно искажается, так как на них сказываются индивидуальные особенности составителя, категоричность его суждений, вера в авторитеты, тяга к традициям (устоявшимся понятиям), собственный интерес (преследуемая цель) и прочее. Весьма активно влияние субъективного фактора сказывается на формальных источниках – научных журналах, сборниках статей и монографиях. Эту информацию надо сверять с источниками, на которые в солидных трудах делаются ссылки.
Наибольшую осторожность надо проявлять при пользовании справками и отчетами ведомственного характера, в которых иногда сознательно допускаются искажения реальной действительности из конъюнктурных соображений. В них зачастую превалирует стремление подстроиться к концепциям вышестоящих инстанций или представить свою деятельность в выгодном свете путем нивелирования недостатков и преувеличения достижений. Такие сведения обязательно нужно сверять с государственной отчетностью.
Обязательно следует учитывать собственное негативное влияние на отбираемую фактуру. Психологический механизм усвоения информации, поступающей извне, имеет два уровня – низший (обыденное сознание), дающий первое впечатление, и высший (теоретическое сознание), формирующий продуманные умозаключения. Обыденное сознание выполняет роль фильтра «доверие - недоверие» и передает на теоретическую обработку только часть первоначально полученной информации, которую признала позитивной, а это не обязательно «истина в первой инстанции». Эксперт получает задание в пределах своей компетенции, а значит, начинает работу не с нуля, а имея определенный задел и поэтому может отбирать сведения не отрывочно, а системно – по всей совокупности типичных явлений, характерных для других аналогичных исследуемому объектов. Под влиянием собственных склонностей и интересов эксперт может негативно истолковать в действительности позитивных данных и воспринять негативные сведения как позитивные. Кроме того, необходимо учитывать, что отдельно взятый факт можно интерпретировать как угодно «за» и «против», а тот же факт, исследуемый во взаимосвязи с другими фактами подобного рода, интерпретируется практически однозначно, что гарантирует от грубых ошибок и экономит время. Поэтому нельзя поддаваться гипнозу первого впечатления от единичного факта (каким бы привлекательным он не казался) и постараться подвергнуть его критическому анализу во взаимосвязи с другими событиями, прежде чем принять окончательную оценку.
Отобранная информация должна соответствовать теме, интересам и уровню подготовки потребителя этих сведений. Близкие потребителю информации факты имеют повышенную действенность, но их не следует приспосабливать для своих целей. Они должны быть безусловно правдивыми и достоверными – это не этическая норма, а объективная необходимость, так как подтасованные сведения неизбежно приведут к необоснованным обобщениям и выводам, что дискредитирует материал в целом.
Чтобы случайное и несущественное не затмило коренное и типичное, надо, не размениваясь по мелочам, извлекать из фактов основной смысл, выделяя главное и отбрасывая второстепенное. Такое препарирование фактуры с дополнениями новыми сведениями продолжается на протяжении всей работы над материалом и не исключено, что в итоговом документе часть фактов будет заменена на более впечатляющие, но в основном отбор и группировка фактуры завершаются на этапе ознакомления с проблемой, после чего ее фильтруют от информационного шума (избыточных и бесполезных сведений) селективным отбором.
Инструментом фильтрации является здравый смысл типа «может - не может быть» в сложившейся ситуации, «нужно - не нужно» в рамках поставленной задачи, «убедительно - неубедительно» для обоснования вывода и пр. Поскольку исследование - это попытка прогнозировать перспективу, то отбираются преимущественно такие факты, в которых наряду с констатацией прошлого и настоящего прогнозируются возможное развитие процесса в будущем. В целом, необходимо руководствоваться следующим правилом: к ценным относятся только те сведения, которые способствуют решению поставленной задачи. Бывает, что после фильтрации и группировки оказываются данные, достаточно противоречивые, хотя и явно относящиеся к изучаемой проблеме. Это означает, что поставленная задача объединяет под общим названием несколько частных явлений. В этом случае требуется заново перегруппировать фактуру таким образом, чтобы сложное явление четко распалось на составляющие и систематизировать полученную информацию заново по каждой составляющей отдельно.

Вместе с тем, накопленная информация (фактура) не будет иметь никакой ценности до тех пор, пока компетентный специалист не раскроет ее значения для разрешения конкретной ситуации. Отфильтрованный материал группируется и систематизируется (приводится к корректному логическому построению). Набор первоначальных, еще отрывочных и аморфных на этом этапе умозаключений (обобщений и выводов) критически осмысливается и на этой основе строится умозрительная (гипотетическая, теоретическая) модель предположительной системы связей и отношений внутри объекта исследования. Другими словами, происходит формирование рабочей гипотезы, что является важнейшим элементом исследования, так как вся дальнейшая работа сводится к доказательству, уточнению или опровержению ее основных положений.
Гипотетическая модель явления считается корректной, если из нее, как результат, вытекают все известные факты и предположения о наиболее вероятном дальнейшем развитии событий. И наоборот, гипотеза несостоятельна, если не доведена до уровня предсказания событий и оставляет право на существование другим гипотезам, по-разному объясняющим одно и то же явление. Наличие множества гипотез, как правило, является характерным признак тупиковой ситуации в исследовании. Поэтому необходимо бесповоротно выбраковать все варианты, у которых просматриваются слабые места, оставляя для детального рассмотрения только то, что не удалось забраковать. Здесь важно заставить себя не обольщаться собственной прозорливостью, что приводит к профессиональной слепоте – выдаче желаемого за действительное.
Предвидение (предсказание) вероятного хода развития событий - это не мистика, а результат детального изучения механизма функционирования изучаемого объекта. Анализируя его прошлое и настоящее, можно с известной степенью вероятности предположить (предсказать) направление изменений в будущем. Существует ряд способов прогнозирования развития событий, но на этапе формирования рабочей гипотезы преимущественно распространены два: метод аналогии и метод причинных связей.
Метод аналогии непроизвольно и регулярно используется людьми в повседневной жизни и составляет их так называемый жизненный опыт. Обыденность этого метода делает его наиболее привлекательным – изучаемое явление сопоставляется с другими внешне схожими, имевшими место при сходных обстоятельствах. Зная, чем завершилась аналогичная ситуация в прошлом, можно предположить вероятный ход событий в будущем. Но при кажущейся простоте это способ малонадежен и пригоден только для укрупненного анализа. Дело в том, что внешне схожие явления в действительности существенно разнятся и, прежде чем сопоставлять имеющиеся сведения с параметрами других известных явлений, необходимо тщательно сопоставить различия и только после этого приступать к определению сходства.
Сложившееся по аналогии представление о вероятном развитии события уточняется выявлением характерных для данного события устойчивых тенденций с помощью графиков и диаграмм для установления кривой развития (восходящая, нисходящая или цикличная). Анализ полученной траектории развития прогнозируемого события проводят, исходят из предположения, что при отсутствии данных, указывающих на обратное, существующая тенденция в обозримом будущем не изменится. В целом при исследовании относительно длительных событий, поддающихся количественной оценке с помощью графиков и диаграмм, графический способ вполне гарантирует от грубых ошибок. Однако следует помнить, что движущая сила любых интенсивных действий всегда имеет тенденцию к затуханию активности и важно не упустить момента перелома, чтобы наметившийся спад не пришелся на прогнозируемый период.
При анализе краткосрочных событий, когда графический способ применить невозможно, вынужденно пользуются методом причинных связей – выявляют и анализируют причины возникновения и функционирования данного явления и сопоставляют их с причинами, исключающими его существование и на этой основе строят предположение о возможной перспективе развития событий.
Несколько проще обстоит дело с экономическими проблемами, для которых характерны циклические изменения. В этих случаях, даже не имея аналогий, есть основания предположить, что цикличность развития сохранится на будущее, если она подтверждается достоверными данными, охватывающими период не менее двух полных циклов.

Психологически трудно начать изложение накопленного материала на бумаге. Полной уверенности в том, что работа завершена, никогда не бывает, но накопленный потенциал знаний и уходящее время заставляют приступить к составлению итогового документа. Убедив себя в этой необходимости, начинайте составлять черновой вариант и работайте над ним не останавливаясь, пока пишется, не подвергая сомнению написанное и оставляя пропуски для недостающих данных и примеров. Это обеспечит фиксацию первоначальных ассоциаций в том виде, в каком они возникли по ходу общего ознакомления с проблемой как основы для нестандартных (оригинальных) обобщений. В этом, прежде всего, ценность изложенного экспромтом чернового варианта, фиксирующего преимущественно свободные от стереотипов (штампов мышления) авторские мысли.. По мере последующих рассуждений, направляемых рамками рабочей гипотезы, сознание постепенно и необратимо стирает остроту первоначального восприятия и, если оно не было своевременно зафиксировано, восстановить его практически невозможно. В итоге, изложение потеряет свежесть и превратится в сухой трудно воспринимаемый материал. Исписавшись, надо сразу приступить к составлению предварительного варианта итогового документа с соблюдением всех требований, предъявляемых к материалам такого типа.
В целом комплекс требований к деловой информации укладывается в короткую формулу – своевременность и полезность. Факультативно экспертиза - оперативный документ, по форме - способ доказательства авторских концепций, а по содержанию - подборка новейших сведений, изложенных так, что ясно видно их значение для решения поставленной задачи. Ее основная цель - убедить потребителя, от инициативы и активности которого зависит действенность и дальнейшая судьба документа, в правильности авторских обобщений и выводов и побудить его к действиям в указанном направлении. Феномен деловой информации в органической связи сознания с действием – нет импульса к действию, нет полезной информации. Ценной считается только та информация, которая обеспечивает ее потребителю выработку надежного алгоритма поведения в сложившейся проблемной ситуации.
Активное восприятие делового сообщения (проникновение в суть его содержания) непосредственно зависит от личностных установок читателя (подготовленности, потребностей, интересов и настроения), определяющих форму реагирования на полученные сведения. Согласно закономерности хранения следов в памяти воспринимаемая извне информация немедленно перерабатывается в сторону обобщения. При этом отфильтровывается все несущественное и остается только логическая канва, совмещенная с системой взглядов и отношений (установкой личности) потребителя. Поэтому необходимо так изложить материал, чтобы адресат (конкретный субъект) воспринял авторские обобщения и выводы, как свои собственные.
Активность позитивных реакций читателя на текст документа непосредственно зависит от умения автора нейтрализовать негативные барьеры, препятствующие восприятию содержания.
1. Тезаурусный (познавательный) барьер, зависящий от уровня специальных знаний читателя. Если эти знания недостаточны, то он не поймет содержания, если избыточны, то оно покажется ему насыщенным прописными истинами. И то, и другое раздражает потребителя и резко снижает действенность документа. Особенность экспертизы заключается в том, что она готовится для подготовленного читателя, которому не надо разжевывать ее положения на многочисленных примерах. В ней должен присутствовать необходимый минимум исходной информации и максимум авторских рассуждений. Мастерство здесь состоит в умении коротко, просто и доходчиво повествовать о серьезных вещах. Обычно хорошо воспринимается то, что известно и близко интересам адресата, тогда даже краткое сообщение предстанет ему в развернутом, образном виде. Также дают импульс к преодолению стереотипов мышления в сознании потребителя новизна и актуальность авторских рассуждений, поражающих воображение своей неожиданностью.
2. Суггестивный (доверительный) барьер, когда адресат сомневается в компетентности автора и не верит его концепциям. В быту каждый индивидуум охотно следует логике собственных рассуждений и проявляет антипатию к идеям со стороны. Эта врожденная склонность возражать чужим доводам рассеивает внимание на поиск возражений в пользу собственной ориентации, мобилизуя волю на подавление неудовлетворенных потребностей, что резко повышает затраты умственной энергии и снижает восприимчивость сознания к поступающей извне информации. В сфере управленческой деятельности руководитель, давший задание на экспертизу, заведомо ставит себя в положение ожидания информации. Такая направленная заинтересованность обеспечивает положительный настрой к ожидаемому материалу и, чтобы не растерять авансированного доверия, следует вести изложение в уважительной форме без менторства (поучения) и зазнайства (подчеркивания собственного превосходства). Главное надо стремиться обострить состояние ожидания, так излагая содержание, чтобы оно как можно лучше вписывалось в рамки жизненного опыта и профессиональной подготовки адресата, тогда он будет внимательно следить за своим понятийным аппаратом, сопоставляя собственные знания с содержанием изложения и воспринимая текст как приятную беседу с мудрым собеседником.
3. Есть еще ситуативный (конъюнктурный) барьер. Он возникает тогда, когда меняется ориентация вышестоящих инстанций по данной проблеме. Если это произошло на этапе чернового изложения, то можно еще попытаться переориентировать авторские концепции в новом направлении. Но если ориентация изменилась после составления предварительного варианта изложения итогового документа, то целевой подбор фактуры уже не обеспечит решения задачи, условия которой радикально изменились.

Основная цель составления предварительного варианта - критическая оценка чернового изложения аналитического материала, его композиционное расположение, заполнение пробелов, соблюдение делового стиля, смысловое уточнение используемых терминов, особенно в заголовках, в разделе, формирующем задачу, в выводах и предложениях. Если автор и читатель будут по разному толковать термины, то взаимопонимание исключено.
Помогает овладеть вниманием и запечатлеть в памяти читателя компоновка (композиция) экспертизы. В деловой практике преимущественно распространено деление материала на три композиционно – логические части: вступление, изложение и заключение. Такое построение деловой информации сразу вводит потребителя в суть вопроса, последовательно разъясняет ему все положения экспертизы и в итоге дает четко сформулированные рекомендации для решения поставленной задачи. Оно наиболее соответствует основной цели документа – создать и логически разрешить проблемную ситуацию, установив непосредственную связь между объяснением закономерностей функционирования и развития явления и практическим разрешением проблемной ситуации.

Вступление - это введение читателя в суть рассматриваемой проблемы с раскрытием ее значения для решения поставленной задачи. В последнее время роль вступления повысилась. Ранее считалось, что начало и конец печатного текста усваиваются одинаково хорошо, однако к настоящему времени однозначно установлено, что лучше понимается и запоминается именно начало, а хуже всего конец. Поэтому надо уже в начале заручиться доверием адресата к документу, как к надежному источнику достоверной информации, и заинтриговать его, вызвав тем самым ощущение сопричастности к неразрешенной пока ситуации.
Это достигается изложением краткой, но емкой характеристики проблемы в целом, составленной на основе впечатляющих фактов, цифр и ссылок на авторитетные источники - постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие документы директивного характера. Чувство большой ответственности за практическое разрешение конфликтной ситуации психологически подготовит читателя к эффективному восприятию содержания последующего изложения, в котором он будет искать выход из возникшего у него тревожного состояния неопределенности.
Учитывая высокий авторитет руководящих документов, на которые делаются ссылки, надо особенно тщательно фиксировать их названия, номера и даты выпуска, не допуская ни малейшего искажения содержания. Даже незначительные отклонения или ошибки, в том числе грамматические, могут вызвать резко негативное отношение к документу и не исключено, что он будет возвращен на доработку не дочитанным.
Вступление - это визитная карточка, которой специалист представляет подготовленный документ руководителю, давшему ответственное задание, и которая представляет также и самого специалиста.

Главная часть экспертизы – изложение деловой информации, которая достаточно подробно, обстоятельно и всесторонне раскрывается суть рассматриваемой проблемы.
Деловая информация – документ смешанного состава, включающий повествование, описание и рассуждение.
1. Повествование - последовательный рассказ о событии в той хронологической последовательности, в какой они происходили в действительности;
2. Описание – характеристика события путем перечисления его признаков, свойств и особенностей;
3. Рассуждение - раскрытие внутренних причинно – следственных связей события.
Первые два раздела строятся на фактическом материале, поддающемся объективной (количественной и качественной) оценке, независимо от позиции автора.
В повествовании, чтобы оно легче воспринималось и оценивалось читателем, необходимо строго придерживаться хронологического принципа, а если хронология нарушается, то это должно быть логически оправданным и обязательно мотивированным в тексте.



     Страница: 1 из 2
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 

© 2007 ReferatBar.RU - Главная | Карта сайта | Справка