При составлении описания надо стремиться к тому, чтобы его элементы раскрывали действительно важные признаки и свойства и располагались по степени важности – сначала наиболее существенные для данного момента в сложившейся ситуации и далее по убывающей.
В рассуждении дается в логической последовательности ряд определений, суждений и умозаключений, доказывающих положения рабочей гипотезы.
В целом деловая информация – документ целенаправленного действия, за текстом которого стоит автор, преследующий цель добиться согласия читателя со своим мнением и побудить его к действию в направлении, описанном в подготовленных им рекомендациях. Процесс воздействия деловой информации на потребителя состоит из трех последовательных стадий:
1. Информирование. Повествуя о предмете изложения, особенно в форме, возбуждающей интерес, автор стимулирует читателя к размышлению (включение сознания);
2. Убеждение. Убедительно рассуждая о структуре события, автор побуждает читателя к осмыслению информации и включению ее в систему собственных взглядов путем закрепления в памяти главного (обретение уверенности в правильности приводимых доводов);
3. Побуждение. Обретя уверенность в правильности приведенных автором рассуждений, читатель испытывает стремление к активным действиям (выработка алгоритма поведения).
Иногда выделяют еще одну стадию (фазу) – внушение, но это частный случай побуждения, когда довод (факт, пример) настолько ошеломляет читателя своей неожиданной очевидностью, что воспринимается, минуя фазу осмысления, как бесспорное утверждение.
Действенность изложения зависит от доступности представленных для понимания сведений и рассуждений, что определяется, с одной стороны, компетентностью читателя, а с другой - доходчивостью изложения. Поэтому деловой текст - это функция двух составляющих: содержания (смысловой части) – первичная функция и оформления (языкового материала) – вторичная, ориентирующая функция.
Содержание.
Приступая к изложению автор должен иметь четко сформулированную определенную цель и в соответствии с ней формировать деловое сообщение, наглядно иллюстрируя свои мысли впечатляющими (запоминающимися) фактами и примерами для активизации внимания читателя и побуждения его к действию. Но чтобы достичь эффекта побуждения, кроме глубокого знания предмета изложения надо еще уверенно владеть приемами и правилами убедительного рассуждения – обязательный компонент мастерства настоящего специалиста. Дело в том, что способность мыслить логически – врожденное качество человека и каждый рассуждающий стихийно следует законам логики, но в этой стихийности обычно превалирует стремление выдать желаемое за действительное. Избежать скоропалительных обобщений и выводов можно только сознательным следованием принципам формальной логики – науки об искусстве аргументированного рассуждения.
Согласно этим принципам, мысль в рассуждении должна сохранять неизменное содержание (закон тождества), нельзя одновременно утверждать «да» и «нет» по одному и тому же поводу (закон противоречия), бесполезно искать компромисс «или-или» на конкретно поставленный вопрос – ответ должен быть однозначным «да» или «нет» (закон исключения третьего) и ничто не утверждается голословно – правильная мысль должна обосновываться другими уже доказанными (бесспорными) мыслями (закон достаточного основания). На этих принципах строится логический прием - доказательство, включающий три взаимосвязанных элемента: тезис, аргумент и демонстрацию.
Тезис (основная идея в рассуждении) это мысль, которую надо доказать. Она должна быть четко сформулированной и неизменной в течение всего доказательства. Чтобы убеждать надо самому быть уверенным в своей правоте, а она приобретается доскональным знанием предмета рассуждения и четко сформулированной на этой основе мыслью. Продуманную до мелочей мысль практически невозможно подменить (исказить) в ходе рассуждения, и наоборот, расплывчатая мысль ведет, как правило, к путанице понятий (противоречию с самим собой) и полной несостоятельности – потере нити рассуждения.
Аргументы (доводы) в пользу тезиса - это основание доказательства, его фундамент. Они должны быть бесспорными, уже доказанными независимо от тезиса и достаточными в такой мере, чтобы из них как необходимое следствие вытекал тезис. Сомнительные доводы всегда ведут к несостоятельным выводам, разрушающим всю систему доказательства. Однако при аргументировании тезиса нельзя терять чувства меры – недостаточное и чрезмерное доказательства одинаково опасны. В первом случае делается попытка формировать далеко идущие выводы на основе недостаточных по объему и содержанию фактов, которые выглядят поспешными и потому недостаточно убедительными. Во втором – приведение все большего количества доводов в пользу очевидных положений превращается в бесполезное и скучное чтение прописных истин. И то, и другое вызывает раздражение. Умение отбирать наиболее убедительные обоснования своей точки зрения, отбрасывая все несущественное – секрет мастерства.
Демонстрация – это способ рассуждения, показывающий логическую связь тезиса с аргументами, то есть, что тезис логически необходимо вытекает из достоверно установленных фактов и доводов. Она не может быть произвольной, так как логика рассуждений в каждом конкретном случае диктуется спецификой темы, характером и объемом информации к ней. Различают три способа демонстрации.
1. Аналогия – уподобление неизвестного известному, имевшему место в подобной ситуации. Она опирается на прошлый опыт и дает возможность сравнительно объективно судить о незнакомых событиях, не имея достаточной информации. Применяется как прикидка на этапе составления рабочей гипотезы или как яркий пример, рассчитанный на ассоциативное восприятие. Для доказательства используется в сочетании с более точными способами.
2. Дедукция – движение от общего к частному. Здесь фактура (частное) подводится под общепринятые (научные) положения, то есть роль логических оснований, на которые опираются оценки, обобщения и выводы, выполняют законы науки (эмпирические обобщения или аксиоматические положения). Дедукция обычно используется при научных исследованиях.
3. Индукция – движение от частного к общему, то есть вывод делается на основе анализа и обобщения фактуры. Это - основной метод экспертизы событий, явлений и ситуаций в экономике и технике. Индукция бывает двух видов: полная и неполная.
Полная индукция - это частный случай индуктивного метода, когда налицо условия для обобщения всех возможных случаев определенного рода, обеспечивающие достижение абсолютного результата – нового всеобщего закона, где гарантия убедительности достигается всеобщностью анализа. В своем апогее она смыкается с дедукцией, как метод научного синтеза. Для обычной экспертизы значения не имеет.
Неполная индукция - это обобщение на основе анализа отдельных случаев, признаки которых принимаются за типичные для объектов данного рода. Она, разумеется, не дает безусловного вывода, но обеспечивает достаточную вероятность, условием состоятельности которой является отсутствие противоречащих случаев в анализе. Здесь доказательное значение метода определяется не количеством, а качеством отобранной фактуры. Она также бывает двух видов: популярная (обывательская) индукция и индукция через отбор.
Обывательское обобщение - это простая констатация факта, не задаваясь вопросами: где?, когда?, почему? и в каких условиях? возник анализируемый факт. Такое обобщение не имеет доказательной силы и зачастую составляет почву для суеверий и голословных утверждений.
На деле внешне схожие факты могут быть вызваны совершенно различными причинами, поэтому обобщению обязательно должен предшествовать скрупулезный анализ действительной природы фактов, взаимосвязей и реальных причин возникновения. Таким рациональным обобщением является индукция через отбор, где фактура исследуется в различных условиях в зависимости от влияющих на нее обстоятельств. В случае устойчивого повторения одних и тех же свойств у однородных объектов делается достаточно обоснованное допущение, что случайное совпадение исключено и найденное свойство типично. Главное достоинство индуктивного метода – наглядный показ на конкретных примерах, несущих двойную нагрузку. С одной стороны, они иллюстрируют идею, давая запоминающиеся сопоставления, с другой - обеспечивают доказательность доводов на типичных представителях множества фактов. Пример - это сильный по доходчивости прием доказательства, так как конкретное и образное действует гораздо убедительнее, чем общие абстрактные (теоретические) рассуждения.
Оформление.
Процесс выработки решения на любом уровне управления требует высококвалифицированного управленческого труда – умения сосредоточить внимание на главном, не упуская из вида важных мелочей, в условиях частого переключения с одного вида деятельности на другой (служебные и телефонные разговоры, отдача распоряжений, записи для памяти и т.п.). Эти эмоциогенные помехи создают атмосферу рваного ритма и вынуждают руководителя к скорочтению и торопливому восприятию содержания деловой информации.
Процесс скорочтения состоит из быстрого выделения в отрезке текста ключевого слова, выявления для него смыслового ряда и определения на этой основе смыслового значения текста в целом. Бегло просматривая документ, руководитель должен выбрать из него все основные смысловые моменты, оценить их значение, сделать соответствующие выводы и выработать алгоритм собственного поведения в процессе принятия и реализации решения. Прямая зависимость принятия своевременного и качественного решения от четкости и удобочитаемости деловой информации очевидна, и специалист обязан так сформировать текст, чтобы читатель мог без труда следовать за мыслью автора.
Сложность изложения мыслей на бумаге состоит в том, что слово (ключевая единица языка) само по себе ничего не выражает для человеческого сознания, которому свойственно образное мышление. Эта языковая абстракция приобретает предметный смысл только в составе предложения – средстве выражения мысли, где в зависимости от контекста оно ассоциируется с конкретным понятием. При этом одно и то же слово в разных контекстах может иметь различное значение.
Задача существенно облегчается познанием особенностей литературной письменной речи. Литературный язык подчинен исторически сложившимся нормам, где лексика определяет выбор слов, а стилистика – состав предложений. Лексическая норма – наиболее уместные для специфики принятого стиля изложения слова и обороты, а стилистическая – мобилизация сознания и чувств на главном в предложении. Специфика письменной литературной речи – функциональный стиль языка. Различают четыре литературных стиля: деловой и научный, апеллирующие к сознанию соответственно подготовленного читателя, и художественный и публицистический, воздействующие преимущественно на чувства массового читателя.
Деловому стилю свойственны логическая (стилистическая) и языковая (лексическая) стройность, внешне практически полностью лишенные эмоционально – экспрессивной окраски (давления на чувства и психику читателя). Основа делового стиля – книжно-письменная лексика, в которой широкое использование готовых языковых формул обеспечивает наибольшую точность формулировок и до минимума сокращает время на подбор уместных слов и словосочетаний для характеристики описываемой ситуации. Рассчитанный на подготовленного потребителя такой стиль несет в скупых формулировках огромный объем ассоциативно воспринимаемой информации, намного повышая информативность и восприимчивость изложения по сравнению с другими стилями. Этот унифицированный (стилизованный) язык построен на наборе принятых в конкретных отраслях терминов (не допускающих разночтения) и словосочетаний.
Отдельные слова и обороты в зависимости от их закрепления за определенной сферой применения приобретают устойчивое стилистическое значение и становятся общепринятыми языковыми формулами (терминами) несущими конкретную смысловую нагрузку. Терминологизация литературного языка возникла и развилась из просторечия – вульгарного и профессионального жаргона. Жаргонизмы и профессионализмы в динамике своего развития проходят три стадии. Сначала они становятся неологизмами, затем закрепляются на определенное время в разряде книжно-письменных слов, а по мере вытеснения их новыми терминами превращаются в архаизмы. Специалист должен постоянно следить за динамикой терминологизации, так как использование в деловой лексике неустоявшейся или устаревшей терминологии расценивается как недостаточный словарный запас и неумение излагать мысли в рамках делового стиля.
Общелитературные слова, без которых в изложении обойтись нельзя, надо использовать и избирательно. С учетом специфики делового стиля они обязаны нести смысловую нагрузку и не содержать в себе неопределенности и эмоциональной окраски. Например, не имеют смысловой нагрузки ничего не добавляющие к смыслу высказывания слова-спутники типа «конкретные задачи», «имеющиеся недостатки», воспринимаемые как надоедливый штамп; тавтологические сочетания, когда одно слово бессмысленно дублирует другое: «перспектива на будущее», «наиболее максимально», «первый дебют»; употребление рядом взаимоисключающих слов: «несомненно невероятно», «ужасно весело»; парафразы, когда конкретные названия предметов заменяются их существенными признаками: «кров над головой», «коронный номер», «царь зверей». Все это воспринимается как пустословие.
Содержат в себе неопределенность слова в переносном смысле (метонимы), однокоренные слова, сходные по звучанию (паронимы); взаимозаменяемые слова (синонимы), особенно многозначные, синонимичные другим словам только в одном из своих значений. Недопустима инверсия (продуманная перестановка слов в предложении) для давления на психику, употребление высокопарных слов, свойственных бульварной прессе. Это расценивается как сбой на газетчину (публицистику), самый неряшливый и вредный для литературного языка стиль. Большой эмоциональный заряд несут в себе метафоры (сочные образные сравнения), в деловой информации следует из этой категории слов употреблять только сухие метафоры и метафорические обороты со стертой от частого употребления образностью и превратившиеся в универсальные слова и речевые штампы, имеющие точное смысловое значение типа «сильно», «слабо», «мало», «много» и т.п. Для простоты и четкости выражения мысли в деловом стиле широко используются речевые штампы («в соответствии с решением», «в связи с необходимостью», «в целях укрепления»), канцеляризмы («заслушать», «ходатайствовать», «надлежащий»), нетипичные для других стилей словоизменения («закончить строительством", «передать по принадлежности»).
Особое внимание в деловом документе уделяется цифровому материалу. Ссылки на точные цифровые данные намного убедительней универсальных слов, таких как «большинство», «слабо», «недостаточно» и т.д. Внешне сухой и отвлеченный статистический материал , не отнимая много времени и не перегружая внимания достаточно убедительно выражает сложные явления. Статистика опирается не на единичные события, а на множество фактов, показывая в динамике развития и взаимодействия наиболее объективные закономерности, надо только суметь найти в обилии цифр действительно нужные данные, из которых с неизбежностью следует определенный вывод. Но цифрами нельзя злоупотреблять. Монотонное перечисление цифр (особенно чтение таблиц) быстро утомляет, поэтому в тексте объемом 5-7 страниц нормально воспринимается не более двух десятков цифр, при условии, что их восприятие подготовлено предыдущим содержанием, что они сгруппированы не более чем в семи группах по 2-3 цифры и рассредоточены по тексту. Их надо отбирать , анализировать и подавать в форме подведения итогов, средней арифметической, суммирования и т.п. Чтобы они лучше запоминались, их полезно сравнивать (или противопоставлять) с чем-либо наглядным и впечатляющим. При этом необходимо помнить, что числа лучше воспринимаются не в цифровом виде, а написанные буквами.
Не нужно злоупотреблять цитатами, так как цитатничество всегда ассоциируется с догматизмом и начетничеством, за которым теряется лицо автора и доверие к нему. Для специалиста не существует плагиата, и для пользы дела он должен не стесняясь заимствовать чужие мысли и излагать их своими словами.
Стилистически целесообразно пользоваться преимущественно короткими простыми предложениями, которые легко читаются и запоминаются. Критерием качества изложения должно быть примерное равновесие изобразительного (образ - это существительное) и повествовательного (действие - это глагол). Все остальное на грани излишеств и его надо тщательно взвешивать, так как любое слово или оборот органично, не вписывающиеся в тему изложения, вызовут у потребителя побочные ассоциации и приведут к рассеиванию внимания.
Большое значение для эффективного восприятия текста имеет ритм изложения (расположение смысловых единиц). Скорость умственной деятельности вчетверо выше зрительного восприятия, поэтому большая часть сознания при чтении не загружена и готова реагировать на любые побочные раздражители, непроизвольно приводя к переключению внимания. Устойчивое восприятие зрительной информации длится не более трех минут, и, чтобы удерживать читателя в состоянии сосредоточенности на протяжении чтения всего документа (15-20 минут для текста 5-7 машинописных листов – предельно допустимый объем экспертизы), необходимо излагать содержание текста квантовыми выбросами сведений, объединенными единой мыслью, спрессованной в короткий абзац. Постоянное переключение сознания с одной мысли на другую раньше, чем через три минуты непрерывного чтения, способствует поддержанию интеллектуальной активности и подавлению импульса переключения внимания.
Скорость чтения печатного текста определяется физическими возможностями речедвигательного аппарата. При сосредоточенном чтении потребитель как бы проговаривает текст про себя, усваивая 475-580 знаков в минуту (треть машинописного листа). Учитывая, что критический промежуток времени составляет три минуты, надо излагать каждую законченную мысль в рамках одной страницы, как бы сложна она не была, а лучше, когда машинописный лист содержит две – три четко сформулированных мысли. Изложение должно быть экспрессивным (упругим), без нанизывания падежей и деепричастных оборотов в предложении, употребления неконкретных выражений и длинных слов. Одномоментно при чтении воспринимается в среднем 5-7 однородных объектов, соответствующих одному длинному слову в 10-12 букв, двум коротким, не связанным словам, или четырем, объединенным одной фразой. Отклонение от этих норм резко снижает скорочтение, рассеивая внимание читателя. Весьма вредны длинные замысловатые предложения и не несущие смысловой нагрузки выражения – читателю приходится сбиваться с ритма, чтобы убедиться, что это обычное пустословие, не имеющее скрытого смысла.
Заключение.
Информационный материал завершается выводами и рекомендациями, как ответ на вопросы, поставленные во введении (поставлена задача – дается квалифицированный ответ). Обобщения и выводы - это домыслы знатока данной отрасли знаний, сделанные на основе анализа минимума исходных данных и дополненные его интуицией (опытом и здравым смыслом), которые ничем нельзя заменить при оценке событий с целью определения потенциальных возможностей исследуемой ситуации. Подготовленный читатель (руководитель, давший поручение) знает, что авторские догадки основаны на сведениях с различной степенью достоверности, в том числе и незначительной, поэтому автору нельзя претендовать на непогрешимость своих суждений – напротив, безапелляционность всегда настораживает и вызывает недоверие. В связи с этим, по возможности, следует точно передать в формулировке свое представление о вероятности прогнозируемых событий, используя оговорки типа: «очевидно», «возможно», «по-видимому» и т.п. Корректный, убедительный вывод - наиболее действенный инструмент воздействия на адресата с целью приобретения в нем единомышленника. Заключение читается и перечитывается потребителем несколько раз (многие руководители начинают читать с выводов и рекомендаций и только после этого знакомятся с содержанием), поэтому формулировки выводов должны быть краткими до такой степени, чтобы краткость не искажала смысла, но давала широкий простор ассоциативному мышлению, подготовленному усвоенным (осмысленным) изложением, а рекомендации необходимо составлять логичными, убедительными и реально достижимыми, чтобы внушить уверенность в успехе.
Автор не может беспристрастно судить о качестве предварительного варианта изложения, нужен объективный анализ со стороны коллег по работе, не знающих проблемы, но имеющих опыт составления подобных документов. Обсуждая с ними материал, надо терпеливо и благожелательно выслушивать все высказывания, даже тогда, когда они кажутся нелепыми (по Вашему мнению). Если оппонент счел необходимым сделать замечание, значит здесь что то есть и следует обязательно самому докопаться до причины, побудившей его на это. Допускаются сдержанные возражения только логического порядка. Получив одобрение коллег, можно приступать к редактированию (приведению в порядок) итогового документа. Предварительно сформулированная деловая информация тщательно редактируется и на ее основе создается итоговый документ.
Редактирование последовательно включает четыре этапа:
1. Правка – вычитка. При первом чтении поправки не вносятся, в случае надобности, делаются карандашные пометки на полях, а если потребуется зафиксировать неожиданно возникшую мысль, то это делается на отдельном листке. Чтобы осталось общее впечатление о документе, желательно первый раз прочесть материалы «на одном дыхании». Второе чтение - это языковая и стилистическая правка с последующей перепечаткой, чтобы пометки и помарки не отвлекали в последующей работе над текстом.
2. Правка – сокращение. Устраняются общие рассуждения (пустословие), длинноты, малосущественные места, однотипные примеры, сложные синтаксические конструкции и т.п. Допустимый объем текста итогового документа не должен превышать пяти машинописных листов (печать односторонняя).
3. Правка – переделка. Переложение заново неудачно сформулированных мыслей, в том числе и документа в целом, если это необходимо.
4. Оформление (окончательная обработка документа). Перепечатка набело через полтора интервала с абзацным отступом пять знаков от левого поля. Документы со сроком хранения не более трех лет допускается печатать на обеих сторонах листа.
Предлагаемая последовательность редактирования деловой информации проверена многолетней, и более того, многовековой практикой.
Отредактированный итоговый документ направляется по инстанции руководству аппарата управления.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Среди работников умственного труда психологи различают такие склады ума:
- парадоксальный, носители которого способны на озарение гениальной идеей, дающей начало новой теории;
- собирательно – индуктивный, соответствующий творческой личности, способной к оригинальным обобщениям, ведущим к частным открытиям;
- собирательно – описательный, свойственный талантливым популяризаторам науки, обладающим острой наблюдательностью и образностью мышления;
- критически – аналитический, присущий ценным оппонентам, ничего не принимающим на веру, что способствует развитию основополагающих идей в рациональном направлении;
- заурядный, относящийся к скрупулезным исследователям, не боящимся скрупулезной работы и способным многократно повторять один и тот же эксперимент, добиваясь позитивных результатов в казалось бы беспросветной ситуации, беззаветным служителям науки.
Характер экспертной работы требует склада ума, близкого к трем последним категориям.
Чтобы вызвать интерес читателя, мало грамотно изложить принципиально верные положения, надо еще расположить адресата к сознательному усвоению. Человеческие возможности по восприятию и переработке текстовой информации сравнительно ограничены и определяются его индивидуальными психофизическими возможностями: темпераментом, читательской квалификацией, объемом знаний, скоростью мыслительно – речевых процессов, способностью быстро переключаться с одной мысли на другую и т.п.
Например, по темпераменту психологи делят всех людей на четыре типа:
- сангвиник: жизнерадостный тип, легко переключающийся с одной мысли на другую, ему импонирует разнообразие в изложении;
- холерик: энергичный и страстный тип, подвижный во внимании и предпочитающий темповую подачу материала в бодром тоне;
- флегматик: тип ровный в поведении, предпочитающий ровную форму изложения с солидными обоснованиями выдвинутых в нем положений;
- меланхолик: застенчивый тип, часто теряющийся в новой для него ситуации и склонный к сомнениям, поэтому, чем четче и решительней изложен материал, тем скорее рассеиваются его сомнения.
Скорочтение. Это быстрое выявление ключевого слова в просматриваемом отрывке текста, выделение для него смыслового ряда и определение на этой основе смыслового значения отрывка в целом – смыслового момента.
Бегло просматривая текст в поисках ключевого слова, подчеркивают только существенное, не взирая на знаки препинания и промежуточные слова. Разрывы между линиями подчеркивания показывают, что читать надо только по подчеркнутому, а не подряд, выхватывая значимые слова, образующие нужные для дела утверждения и понятия. Ключевые слова фиксируются на полях, и их последовательный набор составит оглавление документа – логику его изложения и последовательность подачи смысловых моментов.
Скорочтение без фиксации прочитанного – бессмыслица. Его основная цель - выборка привлекших внимание мест для последующего осмысления. Такие находки, равно как и возникающие по ходу просмотра текста собственные догадки, нельзя доверять памяти, так как по прошествии времени их трудно будет восстановить. Поэтому фрагменты, вызвавшие позитивные реакции, немедленно отчеркиваются на полях, а возникшие догадки фиксируются на вкладках. Если помечать в тексте нельзя, то пользуются обычной масштабной линейкой. Устанавливают ноль на первой строке страницы и отмеряют в миллиметрах начало и конец фрагмента. Например, запись «40 – 140 – 180» означает: страница – 40, начало – 140, конец – 180.
