РефератБар.ру: | Главная | Карта сайта | Справка
Информационное обеспечение процесса управления. Реферат.

Разделы: Экономика и управление | Заказать реферат, диплом

Полнотекстовый поиск:




     Страница: 3 из 3
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 






ИИ - информационные изделия;
ТИИ - точечные источники информации

Рис. 2

Некоторые управляющие ИП поступают не только в информационное поле, но и непосредственно на предприятие через средства массового информирования (газеты, журналы) на относительно недолговечных носителях. Проблема состоит в том, что ИП перемешаны в них с посторонними для менеджера информационными изделиями.
13. Внешнее управление предприятием
Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.
Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия в форме множества его параметров.
Сущность внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.
Например, ситуация: получение прибыли больше нуля; регламентированное поведение: уплата налога на прибыль.
Собственно, внешнее управление состоит в передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют ИП не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые ИП, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых ИП или неправильное истолкование не принимается во внимание.
Повседневная деятельность менеджера включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.
Каждый шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения.
Широкое тШирокое толкование термина “принятие управленческого решения” включает:
формирование цели которую необходимо достигнуть;
измерение текущего и планируемого конечного состояния системы;
целенаправленный сбор информации, влияющей на принятие решения;
выработка вариантов решения;
выбор критериев сравнения вариантов;
сравнение вариантов;
выбор по критериям одного рационального варианта;
воплощение в жизнь;
оценка результата достижения цели.
Для принятия эффективного управленческого решения менеджер должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия в рамках требований управляющих систем метасистемы. Иными словами, менеджер должен выбрать и приобрести все ИП, относящиеся к его деятельности.
Однако информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь с желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них ИП предприятию, однако первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений.
Конкуренты предприятия находятся с ним в одном информационном поле, поэтому чем более умело организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения ИП - тем выше его конкурентоспособность.
14. Информационный потенциал
Внешняя система направляет свои ИП для того, чтобы предприятие адекватно изменило свое поведение, однако это возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.
Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом.
Обучение, или формирование информационного потенциала, менеджера осуществляется с помощью ИП, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все ИП на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы такого явного деления не производят.
Вырабатывая управляющие ИП, системы не заботятся о том, чтобы самим же изготавливать адекватные им обучающие ИП. Предполагается, что менеджеры уже получили их ранее в учебных системах или что какая-то другая система их уже выпустила или выпустит позже. Наиболее ярко это выражается в финансовой сфере, когда постановления Правительства разъясняются затем налоговой службой или центральным банком.
Обучающие ИП направляются в то же глобальное информационное поле, где они смешиваются с другими управляющими ИП и нейтральными информационными изделиями.
При подготовке управленческого решения выработка возможных вариантов должна согласовываться также и с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений зависит от вида управляющей системы.
Отношение управляющих систем к предприятию определяется их положением в метасистеОтношение управляющих систем к предприятию определяется их положением в метасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут быть безусловными (государственные органы), других - условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а третьих - смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после взаимодействия с партнерами - договорные отношения).
Прямой и постоянный контроль за поведением предприятия осуществляет государственная система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем.
Если управляющая система регламентирует поведение предприятия только в случае соответствия его состояния определенной ситуации, она посылает ситуативные управляющие ИП. При этом регламентированное поведение может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие ИП можно разделить соответственно на нормативные и методические.
Информационный потенциал менеджера должен обеспечить восприятие всех видов ИП, чтобы его управленческие решения не привели к отрицательным последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала.
15. Технология принятия управленческого решения
В процессе управления встречаются самые различные ситуации, весьма сложные проблемы и задачи. Поэтому менеджеру приходится принимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и технические решения.
При рассмотрении организационно-экономических решений видно, что принимая решение, менеджер должен выполнить следующие шаги, обеспечивающие согласованность с требованиями метасистемы:
1. формализовать будущую ситуацию, в которой окажется предприятие;
2. выявить множество систем, управляющих предприятием в данной ситуации;
3. классифицировать эти системы по степени их прав в отношении предприятия;
4. найти и приобрести обучающие ИП;
5. переработать обучающие ИП для увеличения информационного потенциала;
6. найти и приобрести управляющие ИП;
7. переработать управляющие ИП и зафиксировать ограничения и требования управляющих систем по отношению к предприятию.
При выборе конечного варианта необходимо учесть результаты информационного анализа требований внешней Среды.
Обозначим черезТ- время, необходимое для последовательного выполнения всех шагов, черезt- время, отпущенное менеджеру для принятия конкретного решения. Для абсолютного большинства ситуаций будет справедливо соотношение:T >> t. На практике чаще всего менеджер просто не выполняет этих действий в силу указанных ниже причин.
В условиях дефицита необходимых управляющих ИП и соответствующего информационного потенциала менеджер генерирует также и вредные варианты управленческого решения, которые наравне с полезными рассматриваются при выборе рационального решения.
Для обеспеченияT < tменеджеру необходимо предварительно освоить все обучающие ИП и сформировать полный информационный потенциал, настроенный на все возможные ситуации. Очевидно, что один человек в силу физических, физиологических и финансовых ограничений не имеет возможности найти в ситуатДля обеспеченияT < tменеджеру необходимо предварительно освоить все обучающие ИП и сформировать полный информационный потенциал, настроенный на все возможные ситуации. Очевидно, что один человек в силу физических, физиологических и финансовых ограничений не имеет возможности найти в ситуативном информационном поле, приобрести и переработать все имеющиеся и относящиеся к управлению предприятием ИП.
Выход из положения состоит в том, что в процессе подготовки решений принимают участие несколько сотрудников. Организационная структура предприятия предусматривает разделение функций между подразделениями и отдельными специалистами и, следовательно, распределение принимаемых решений между ними. Менеджер, лицо персонифицирующее предприятие и отвечающее за действия своих сотрудников, придает их решениям статус поведения предприятия.
Однако метод разделения функций не гарантирует принятия рациональных решений, особенно это касается стратегических решений.
Менеджер не вырабатывает стратегических решений индивидуально, а привлекает, как правило, руководителей функциональных подразделений и отдельных специалистов, поручая им, в дополнение к основной работе, выполнение отдельных компонентов процесса принятия решения. Функциональные руководители, подготавливая решение со своих позиций, как правило, не имеют возможности и потребности согласовывать их с учетом последствий для всего предприятия.
16. Команда менеджеров
В литературе по менеджменту, к менеджеру предъявляется столько требований, что выполнить их в реальные сроки невозможно. Но если это так, а менеджеры реально все же работают, значит, или рекомендации неверны, или менеджер выбирает только те проблемы, которые знает как решать. Личная интуитивная система критериев, с помощью которой менеджер отбирает проблемы и варианты решений, не является оптимальной или даже рациональной.
Главному менеджеру нужна команда, помогающая готовить и принимать решения. В качестве аналогии и некоторого обоснования можно привести в пример появившиеся в ходе перестройки новые государственные образования при Президенте России - аналитические центры и институты. В отличии от министерств и ведомств (хотя и с их помощью) центры готовят решения, исходя из интересов государства в целом.
Если сейчас говорят о команде, то подразумевают, что директор, его заместители и руководители функциональных подразделений имеют общие установки и цели, слаженно принимают решения, доверяют и дополняют друг друга. Иными словами, речь идет о слаженной работе малой социальной группы. Однако каждый из членов такой команды руководит функциональным направлением - экономикой, производством, сбытом, и т.д. Следовательно, у них недостаточно времени на разработку и квалифицированное принятие решений, имеющих общефирменное значение.
Команда менеджеров должна состоять из специалистов, не являющихся руководителями функциональных подразделений и не имеющих других обязанностей. Их основная работа должна заключаться в том, чтобы постоянно генерировать и сравнивать различные варианты решений на основе выбранных критериев, готовить, оформлять и принимать окончательные решения, организовывать их реализацию и накапливать опыт, анализируя полученные результаты.
Каждый участник такой команды является менеджером определенной специализации.
На мой взгляд, при решении организационно-экономических задач будет эффективной следующаяНа мой взгляд, при решении организационно-экономических задач будет эффективной следующая специализация менеджеров: главный менеджер, менеджер-юрист, экономист-исследователь, экономист-конструктор и менеджер-технолог.
Главный менеджер - руководитель предприятия и команды. В его функции входит формирование цели, которую необходимо достигнуть, определение сроков на ее реализацию, выделение возможных ресурсов (финансовых, материальных), согласование действий всей команды.
Менеджер-юрист обеспечивает целенаправленный сбор нормативных ИП, влияющих на принятие решения, оперативно отслеживает изменения нормативного ситуативного информационного поля, осуществляет постоянный анализ и прогнозирование поведения государственных управляющих систем внешней среды.
Включение менеджера-юриста в команду обусловленно большим объемом нормативных ИП, подготовленных на профессиональном языке, освоение которого требует направленного обучения. Юрист на предприятии в нынешнем виде отличается от менеджера-юриста прежде всего тем, что первый, как правило, осуществляет проверку уже подготовленных управленческих решений на их соответствие законодательству. Задача менеджера-юриста состоит в поиске и подготовке наиболее рациональных вариантов в рамках нормативных ограничений с позиции эффективного достижения общей цели предприятия.
Экономист-исследователь осуществляет измерение текущего и планируемого конечного состояния предприятия на основе целенаправленных исследований, разрабатывает критерии оценок возможных вариантов решения и способы их применения, отслеживает методологическую составляющую информационного поля, прогнозирует поведение конкурентов.
Экономист-конструктор вырабатывает различные приемлемые варианты решения на уровне последовательности действий и достижения возможных результатов, обеспечивает согласование внутреннего поведения предприятия с требованиями внешних управляющих систем.
Менеджер-технолог участвует в выработке возможных вариантов решения с позиции технологической осуществимости, разрабатывает реальные программы воплощения в жизнь принятого решения, обеспечивает согласованное поведение функциональных структур предприятия.
Коллегиально команда осуществляет:
сравнение подготовленных вариантов;
выбор по критериям одного рационального варианта;
оценку результата достижения цели.
В составе команды не обязательно должно быть пять человек и разделение обязанностей может быть другим. Речь идет только о том, что для повышения качества и обоснованности принимаемых решений должна быть осознанная функциональная специализация.
17. Информационный потенциал команды менеджеров
Чтобы обеспечить возможность распознавания всех управляющих ИП, главный менеджер может и должен использовать информационный потенциал членов своей команды и других специалистов. Совокупная способность всех членов команды менеджеров преобразовывать поступающее на предприятие множество ИП в процессе принятия управленческих решений называется информационным потенциалом команды менеджеров.
Направляемые в глобальное информационное поле обучающие и управляющие ИП смешиваются с другими источниками точечной информации. В метасистеме предполагается, что инициатива Направляемые в глобальное информационное поле обучающие и управляющие ИП смешиваются с другими источниками точечной информации. В метасистеме предполагается, что инициатива в поиске и приобретении ИП должна исходить от самого предприятия. Отсутствие идентифицирующих признаков в ИП создает дополнительные трудности при поиске менеджером необходимых ему ИП и приводит к информационным потерям. Недополучение информационных продуктов непосредственно влияет на величину экономического ущерба, наносимого предприятию управляющими системами в качестве наказания за нарушение установленных правил.
Частично решают проблему приобретения ИП специализированные системы информационного обслуживания (СИО) вне и внутри предприятия. СИО самостоятельно или по заказу приобретают ИП у управляющих систем или информационных накопителей (библиотек, магазинов), накапливают их, изготавливают дубликаты, часть из которых попадает на переработку непосредственно команде менеджеров или другим специалистам.
Хранящиеся в СИО предприятия ИП становятся его информационным ресурсом.
Некоторая часть ИП, накапливающихся в архиве, никогда не попадает (по разным причинам) на переработку, и, следовательно, предприятие несет информационные потери, которые приводят к ущербу от отсутствия информации и от бесполезных затрат на приобретение ИП. Сам по себе информационный ресурс предприятия не влияет на качество принимаемых решений.
Необходимость различия информационного ресурса и информационного потенциала состоит прежде всего в том, чтобы менеджер при распределении финансовых средств и планировании работ четко осознавал процедуру повышения информационного потенциала.
18. Технология принятия управленческого решения командой менеджеров
Управление предприятием представляет собой постоянный циклический процесс принятия управленческих решений. Ни одно решение не может приниматься автономно от других. Наличие команды менеджеров позволяет значительно повысить эффективность и экономичность этого процесса.
Все этапы выработки и принятия решения выполняются командой коллегиально, однако целесообразно закрепить за отдельными специалистами ответственность за инициирование и оформление каждого отдельного этапа. Как показывает опыт, коллегиальной может быть только безответственность, ответственность должна быть персональной.
Таблица 3 содержит возможную специализацию членов команды менеджеров и основные действия в процессе принятия управленческого решения.
Экономическая, организационная и социально-политическая составляющие компетентности команды менеджеров определяются их совокупным информационным потенциалом, то есть способностью воспринимать и адекватно реагировать на информационные продукты, вырабатываемые внешними управляющими системами.
Формирование необходимого информационного потенциала должно быть основано на целенаправленном системном вузовском и послевузовском образовании. Самообучение в реальных условиях деятельности предприятия в конкурентной, быстро изменяющейся среде не оставляет ему шансов на выживание.

Таблица 3
Функциональная специализация команды менеджеров


Этап принятия решения

Ответственный менеджер
Действия

1. Прогнозирование поведения внешней среды
Экономист-исследователЭкономист-исследователь
Мониторинг и статистический анализ основных характеристик поведения конкурентов, потребителей; подготовка предложений по изменению поведения предприятия

2. Прогнозирование поведения предприятия
Менеджер-технолог
Мониторинг и статистический анализ основных характеристик деятельности предприятия; подготовка предложений по изменению поведения предприятия

1. Формирование цели, которую необходимо достигнуть
Главный менеджер
Признание необходимости принятия конкретного решения; согласование стратегических и тактических целей; выделение возможных ресурсов (финансовых, материальных, людских); установление ограничений (временных, экономических, экологических, социальных)

2. Измерение текущего и планируемого конечного состояния системы
Менеджер-технолог
Выбор контролируемых параметров состояния системы; разработка методики измерения системы; фиксация результатов измерения

3. Целенаправленный сбор информации, влияющей на принятие решения
Менеджер-юрист
Формализация целевой ситуации; выявление множества систем, управляющих предприятием в этой ситуации; классификация этих систем по степени их прав в отношении предприятия; поиск, приобретение и переработка обучающих ИП; поиск, приобретение и переработка управляющих ИП;

1. Выработка вариантов решения
Экономист-конструктор
Логическое конструирование возможных вариантов; мозговой штурм для выработки оригинальных вариантов

2. Выбор критериев сравнения вариантов
Главный менеджер
Формулировка критериев (экономических, экологических, технических, социальных, нравственных); установление приоритетов критериев

3. Сравнение вариантов
Экономист-конструктор
Математическое моделирование; проведение экспертной оценки; приведение вариантов к единой базе

4. Выбор по критериям одного рационального варианта
Экономист-конструктор
Придание выбранному варианту статуса окончательного управленческого решения

4. Воплощение в жизнь
Менеджер-технолог
Построение дерева решений для функциональных подразделений; согласование сроков выполнения отдельных этапов; распределение ресурсов

5. Оценка результата достижения цели
Менеджер-технолог
Оперативный контроль за ходом реализации; своевременная корректировка управленческого решения; переход к началу цикла выработки очередного решения



Принятие управленческих решений - основная и ответственная функция менеджера. Нарушение правил поведения в метасистеме приводит предприятие к экономическим потерям (вплоть дПринятие управленческих решений - основная и ответственная функция менеджера. Нарушение правил поведения в метасистеме приводит предприятие к экономическим потерям (вплоть до банкротства и ликвидации), делающим его деятельность бессмысленной.
Целесообразно создать на предприятии команду менеджеров в составе: главный менеджер, менеджер-юрист, экономист-исследователь, экономист-конструктор и менеджер-технолог. Команда должна владеть ПЭВМ, чтобы иметь возможность использовать информационные базы данных и применять математические модели поведения организационных систем при подготовке и принятии управленческих решений.


Заключение

Ускорение научно-технического прогресса предъявляет все более высокие требования к информационному обеспечению органов управления. Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли к серьезному анализу и обобщению информации, выработали методологию и технологию обработки информационных материалов. Сейчас эти подразделения выполняют функции квалифицированных консультантов, помогают руководителям сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.
Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то есть представление пользователям информации, необходимой для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.


Список использованных источников

1. Афанасьев С. В., Ярошенко В. Н. Эффективность информационного обеспечения управления. - М.: Экономика, 1987.
2. Баззел Р. Д., Кокс Д. Ф., Браун Р. В. Информация и риск в маркетинге. - М.: Экономика, 1993.
3. Борисова Р. А., Перчик В. Ф., Фридман Б. А. Информационное обеспечение управленческих решений за рубежом. - К.: УкрНИИНТИ, 1974.
4. Гаузнер Н. Теория “информационного общества” и реальности капитализма. // Мировая экономика и международные отношения. №10, 1985.
5. Герчикова И. Н. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995.
6. Зурковски П. Информационный бизнес: взгляЗурковски П. Информационный бизнес: взгляд изнутри. // Мировая экономика и международные отношения. №8, 1990.
7. Поппель Г., Голдстайн Б. Информационная технология - миллионные прибыли: Пер. с англ. - М.: Экономика, 1990.
8. Русинов Ф., Журавлев А. Конкурентоспособность: образование, информационный потенциал, принятие управленческих решений. // Консультант директора, №2(14), январь 1996.
9. Советский энциклопедический словарь / Гл. Ред. А.М.Прохоров. - 3-е изд. - М.: Советская энциклопедия, 1985.
10. Фалмер Р. М. Энциклопедия современного управления, т. 4 М.: Финансы и статистика, 1992.


     Страница: 3 из 3
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 

© 2007 ReferatBar.RU - Главная | Карта сайта | Справка