Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую уже обходится заказчикам по $50, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами. Отдельные бухгалтеры разбираются в программном обеспечении сами. Реально, где-то за неделю.
В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов.
Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка.
Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря - компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.
1.4Формирование комплексной информационной системы
Развиваясь, компания сталкивается с серьезными проблемами:
-старые методы управления дают все больше сбоев;
-контроль требует большего количества персонала, дополнительных расходов и усложнению управления;
-согласование решений занимает все больше времени, а данные для принятия решений либо отсутствует, либо сильно запаздывает;
-количество финансовых операций и принимаемых решений превосходят предел, за которым уже не ясны причины, приведшие к тем или иным конечным результатам.
При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:
-необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;
-разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;
- внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.
Российские разработки при достаточно низких ценах и удовлетворительной функциональности обладают ограниченными возможностями по консультированию заказчика и ориентированы на бухгалтерские службы, а не на менеджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функций является ахиллесовой пятой практически всех российских систем.
При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:
-быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;
-надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;
-удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;
-возможность масштабирования и развития системы;
-интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;
-возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;
-высокая надежность работы.
Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:
-Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели "как есть" показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и неэффективна. Ведь использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.
-Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении "сверху вниз" и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.
-Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация - это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.
-Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления. Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить ее к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги.
Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.
На современном этапе формирования рынка большое внимание уделяется малым предприятиям. Так, по мнению западных экономистов, будущее мирового производства за мелкими фирмами. Например, 96% фирм Великобритании - мелкие. Очевидно, что с мелкого предпринимательства начинается всякое производство, всякий бизнес, основанный на применении силы свободного человека. Ограничение численности предприятия кажется некоторым экономистам серьезным барьером, который не будет позволять предприятию расти и развиваться. Но это не так. Производство можно наращивать за счет внедрения техники, передовой технологии, одним из основных направлений которой в настоящее время считается внедрение информационных технологий на базе интегрированной информационной системы управления бизнесом.
Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Хотя для отдельного предприятия число видов изделий и услуг весьма ограничено. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным. С другой стороны, более радикальным можно считать построение универсальной интегрированной системы, позволяющей уменьшить масштаб данной системы для конкретного заказчика путем исключения и перевода в пассивное состояние не задействованных модулей. При этом панели управления этими модулями также переводятся в "скрытое" состояние.
К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса.
Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.
Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. В небольших организациях эффективной оказывается лишь автоматизация бухгалтерии.
По словам Билла Гейтса, главы компании Microsoft: “ нам потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство”. Исполнительный менеджер корпорации Oracle как бы вторит ему: “Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры”. Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы. Именно поэтому стали появляться новые операционные системы типа Windows 95, основной конек которых - простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выполнять несколько операций одновременно.
Насколько важную роль играет рынок информационных технологий достаточно ярко характеризует представленная нижетаблица 1. В этой таблице представлена сводная информация объёма производства крупнейших отраслей мировой промышленности.
Таблица 1
Объем производства по отраслям мировой промышленности
|
Отрасль
|
Объем производства, млн. долларов |
|
Туристическая |
2900
|
|
Информационная |
2850
|
|
Текстильная |
1620
|
|
Химическая |
1320
|
По объему производства рассматриваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической. Это свидетельствует о высоком потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов. Но пока, несмотря на такое лидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев.
2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
2.1Общая характеристика объекта исследования
ОАО «Технический университет КубГТУ» был создан 9 октября 1992 года. Новые экономические условия требовали создания в Кубанском государственном технологическом университете коммерческой организации, основными задачами которой стали бы: привлечение инвесторов в образование и науку; создание новых рабочих мест и повышение заработной платы сотрудников; развитие современных форм коммерческой деятельности. Учредителями Технического университета КубГТУ были определены следующие виды деятельности: образовательная, научно-производственная, консалтинговая, коммерческая, сервисная, а в 1998 году появился новый вид - издательская деятельность.
Свою историю ОАО «Технический университет КубГТУ» начинает с небольшой комнаты в 1989 году в качестве обычных компьютерных курсов. За 8 лет своего существования ОАО «Технический университет КубГТУ» стал занимать уже все четыре этажа здания на Красной 91, но, кроме того, в состав общества входит множество филиалов по Краснодарскому краю.
Общество состоит из различных подразделений, функционирующих на хозрасчётной основе. Большинство подразделений Технического университета занимаются образовательной деятельностью. Ниже представлена структура Технического университета КубГТУ, которая определяется видами его деятельности (рисунок 3). В состав общества входят следующие подразделения:
-Центр довузовской подготовки (Школа абитуриентов, Подготовительные курсы, Центр технологий тестирования);
-Подразделения среднего образования (Классический Лицей, Открытый Лицей, Школа индивидуальной подготовки);
-Институт современных технологий и экономики
-Дополнительное профессиональное образование (Компьютер-колледж, Отдел языковой подготовки, Отдел мультимедийных технологий, Отдел международного образования);
-Производственно-коммерческие подразделения (Управление информатизации, Управление электронной техники, Управление сетевых технологий, Рекламно-издательский центр;
-Сервисные подразделения (Унитех-Общепит-Сервис, Унитех-Отель-Сервис);
-Подразделения управления (Бухгалтерия, Управление эксплуатации, Управление региональной политики, Управление юридического и кадрового обеспечения).
Основной доход Технический университет получает за счёт своих как бы трёх китов: Лицей, Школа абитуриента и Подготовительные курсы. Эти подразделения обеспечивают основной доход ОАО «Технический университет КубГТУ», что составляет примерно 70-80% от общего дохода. Поэтому ниже более подробнее эти подразделения представлены. Кроме того, согласно теме дипломной работы рассматривается более подробно подразделения управления.
Рисунок 3. Структурная схема ОАО «ТУ КубГТУ»
В лицее, созданном в 1992 году, учащиеся получают среднее общее образование. Он стал одной из самых первых альтернативных структур на Кубани. Здесь преподают ведущие профессора, доценты, опытные педагоги и лучшие учителя города.
В марте 1998 года Лицей прошел государственную аттестацию с выдачей лицензии на право образовательной деятельности до 2003 года и аккредитован как общеобразовательное учреждение повышенного уровня образования 2, 3-й ступеней. Продолжают работать две формы Лицея: Классический и Открытый.
Для повышения эффективности обучения в Классическом лицее открыто пролицейское отделение, на котором проходят обучение учащиеся 8-9-х классов.
В 1999 году Классический лицей окончило 69 человек, из них 64 успешно сдали вступительные экзамены в КубГТУ, остальные поступили в другие вузы.
Следующими звеньями центра довузовской подготовки являются Школа абитуриента и Подготовительные курсы. В отчетном году набран самый большой контингент в эти структуры, что составило 2300 человек. Начата подготовка по 2-годичной системе обучения. Создаются профильные классы (технические, технологические, экономические).
Наши слушатели участвуют в Российском тестировании (при Техническом университете создан Цент тестирования). Кроме этого в Техническом университете создана фирма "Технотест", позволяющая абитуриентам пройти тестовый, компьютерный, входной, промежуточный и итоговый контроль знаний по предметам вступительных экзаменов.
Основная задача подготовительных курсов - организация филиалов довузовской подготовки для учащихся выпускных классов образовательных учреждений районов Краснодарского края и организация подкурсов различной продолжительности - от 6-месячных до 1-месячных. В результате 5-летней работы создано 18 филиалов подготовительных курсов в районных центрах края.
Перспективными направлениями региональной политики Технического университета КубГТУ обозначены следующие: организация и обеспечение деятельности представительств КубГТУ в городах Краснодарского края. Заключены договоры с главами администраций городов Тихорецка, Тимашевска, Славянска-на-Кубани. Ведется работа по заключению договора о сотрудничестве в сфере образовательной деятельности между КубГТУ и Адыгейской республикой; подготовка к заключению договоров с Гиагинским и другими районами республики по созданию представительств университета.
Для ведения работы в сфере высшего профессионального обучения был создан ИСТЭк. Образование ведется по двум направлениям: инженерно-техническое и финансово-экономическое. Открыты филиалы ИСТЭк в городах Новороссийске, Армавире, Майкопе. В этих образовательных структурах развиваются различные системы и формы получения второго высшего и параллельного образования. В 1999 году в ИСТЭк зачислено на дневную форму 195 и на заочную 121 человек.
Для организации внешнеэкономической деятельности Технического университета создано Управление, состоящее из трех отделов: Отдела международного образования. Отдела языковой подготовки и Отдела мультимедийных технологий, а также «Компьютер-колледжа».
Изучением опыта университетов мира, заключением договоров с ними на преподавание по самым новым для нас узким специальностям занимается Отдел международного образования. Сотрудниками этого отдела проведен набор и обучение по программе осенней презентации Открытого университета Великобритании. Осуществлена аттестация преподавателей Технического университета для организации на базе университета Центра подготовки Объединенного Экзаменационного Совета Великобритании.
Выигран тендер на подготовку управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации по Президентской программе, осуществлен набор и выпуск слушателей. Результаты анкетирования подтверждают высокую оценку слушателями процесса обучения, методики и качества преподавания.
В рамках Центра делового образования осуществляется переподготовка экспертов для Торгово-промышленной палаты.
Одним из старейших отделов, существовавших как самостоятельное подразделение, а теперь входящим в Управление внешнеэкономических связей, является Компьютер-колледж. Продолжается набор и обучение слушателей. Заключены договоры с Центральным Банком РФ по Краснодарскому краю, с Краснодарским отделением Сбербанка, с Краснодарводоканалом.
В соответствии с решением администрации Краснодарского края Технический университет определен ответственным исполнителем «Программы информатизации органов власти, государственных организаций и учреждений Краснодарского края». Проблемами информатизации в Техническом университете занимаются два отдела:
Отдел сетевых технологий и Отдел программных систем, объединенные в Управление информатизации, которое разрабатывает и внедряет компьютерные технологии на предприятиях и в организациях края.
Отдел сетевых технологий проводит работы по обслуживанию сети Интернет и Внешней электронной почты. Разработана и сдана в эксплуатацию головная страница Web-сервера администрации Краснодарского края в сети Интернет, а также разработан Web-сервер «Курорты» для представления информации Администрации края и информации департамента по курортам и туризму в сети Интернет.
Нынешнее управление электронной техники в 1999 году стало более самостоятельным, объем реализации его продукции для сторонних организаций постепенно увеличивается. В отчетном году заключены договоры на выполнение работ с такими организациями, как Академия культуры. Законодательное собрание края. Краевой суд, Аппарат администрации Краснодарского края и другими.
Для осуществления рекламно-издательской деятельности, расширения перечня и повышения эффективности предоставляемых услуг рекламно-издательского характера в структуре Технического университета был организован Рекламно-издательский центр в составе следующих отделов: рекламного, редакционно-издательского, телевидения и дизайна. 18 ноября 1998 года была получена лицензия на осуществление издательской деятельности, выданная Государственным комитетом Российской Федерации по печати.
Технический университет значительно расширил сферы услуг в области общественного питания. В настоящее время в управлении общественного питания входят две столовые, расположенные на улицах Красная.91 и Московская , кафе «БИТ» и 9 филиалов. В кафе «БИТ» комфортно и уютно: его помещение расширено и может вместить большое число посетителей.
Достаточно эффективно работает гостиница «Унитех-Отель-Сервис». Ее услугами, в основном, пользуются приезжающие в КубГТУ и Технический университет от сторонних организаций.
В Техническом университете уровень требований ко всем сотрудникам очень велик. Кадры подбираются с особой тщательностью. Только квалифицированный персонал может выполнить задачи, поставленные перед Техническим университетом его акционерами.
Отделами Управления были выполнены следующие мероприятия: внедрены автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы, автоматизированная система учета и контроля поручений; успешно эксплуатируется система электронного документооборота Технического университета на основе локально-вычислительной сети.
Приоритетные направления деятельности ОАО "Технический университет КубГТУ" в 1999 году:
-разработка и реализация новой региональной политики в области образования, науки и производства;
-развитие подсистемы довузовского образования как части системы непрерывного образования;
-развитие международных образовательных, научных и коммерческих проектов;
-совершенствование системы управления Техническим университетом КубГТУ на основе компьютерных технологий;
-совершенствование системы вузовской подготовки с участием иностранных партнеров на базе Института современных технологий и экономики;
-развитие мультимедийных технологий и их использование в учебном процессе.
Все подразделения в такой структуре являются независимыми и если даже происходит кооперация для достижения общих целей, то она происходит на взаимовыгодных условиях. Высшее руководство Технического университета получает прибыль за счёт жестко установленных процентов от реализации подразделений. Полученные средства идут на заработную плату в подразделения управления и на компенсацию убытков в убыточные подразделения. Кроме того, остаются денежные средства, которые можно пустить на развитие производства в каком-либо подразделении.
Структурная схема организации несколько отличается от организационной структуры управления за счёт того, что Проректора по направления могут управлять несколькими подразделениями. Проректора по направлениям совместно с ректором на ректорате планируют свою работу, подводят итоги и корректируют планы работ, решают многие спорные вопросы, которые часто возникают между подразделениями. Ниже представлена организационная структура управления Технического университета (рисунок4).
