У визначених випадках підприємства можуть зберігати готівка в касі понад установлені ліміти. Це стосується готівкових коштів, отриманих підприємством в установі банку для виплат, зв’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів. Такі кошти можуть зберігатися в касі тільки в дні виплат таких сум протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки у банку.
Для проведення цих виплат працівникам віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту і морських портів наявні можуть зберігатися в їхніх касах понад установлений ліміт каси протягом п’яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку.
Наявні, отримані в установі банку на інші виплати, повинні видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день.
Суми готівки, отримані в установі банку і не використані по призначенню протягом установлених термінів, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня установи банку і чи підприємства можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту) і видаватися тільки на меті, на які вони отримані.
Наявні для оплати праці, що здійснюються за рахунок виторгу, підприємство має право зберігати в касі понад установленого йому ліміту протягом трьох робочих днів із дня настання термінів цих виплат у сумі, зазначеної в переданих у касу платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях.
5. Документальне оформлення касових операцій
Каса — рахунок бухгалтерського обліку руху і наявності грошових коштів, наявних у підприємства.
При проведенні розрахунків одержувач платежу (продавець) зобов’язаний представити платнику (покупцю, замовнику) обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг, акт чи закупівлі інші документи), що засвідчує факт покупки товару, виконання роботи, надання послуги.
Розрахунки наявними повинні здійснюватись з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, які б підтверджували здійснені платниками (покупцями, замовниками) витрати готівки.
Схему документального оформлення касових операцій подано на рис. 5.1.
Рис. 5.1 — Схему документального оформлення касових операцій
5.1. Прийом готів ки у касу
Грошові кошти, що надходять у касу підприємства, повинні вчасно й у повній сумі прибуткуватися. Відповідно доп. 2.10 Положення № 72 оприбуткування готівки в касу визначається як «здійснення підприємством обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням даної операції у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відображенням у касовій книзі в день одержання підприємством готівкових коштів».
Таким чином, щоб наявні кошти вважалися оприбуткованими, необхідно оформити прибутковий касовий ордер, і зробити про це запис у касовій книзі. Причому прибутковий запис у касовій книзі не обов’язково робити відразу ж після виписки прибуткового касового ордера, вона може бути зроблена протягом робочого дня касира в день надходження коштів.
При проведення розрахунків наявними підприємств у сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг із застосуванням РРО чи використанням РК оприбуткуванням є здійснення підприємством обліку готівки через РРО чи РК зі складанням у той же день на підставі розрахункових документів звітів КУРО й оформленням готівки у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відповідною записом у касовій книзі в день надходження коштів.
Зазначена послідовність оприбуткування також поширюється на відособлені підрозділи підприємств, що працюють у сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг із застосуванням РРО чи використанням РК і самостійно здають у каси установ чи банку через інкасаторів отриманий чи наявний виторг.
При прийомі до касу грошових білетів і монет касири підприємств зобов’язані керуватисяПравилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України, відкасову книгу і прибуткують готівка у своїх касах.
У випадку роботи підприємств у вихідні і святкові дні з застосуванням РРО чи використанням РК (за умови що бухгалтерія підприємства не працювала в дані годинник і дні) отримана підприємством за цей час готівка вважається оприбуткованої в його касі, якщо вона проведена через РРО і РК у день її фактичного надходження і не пізніше наступного робітника дня підприємства здана в його касу з оформленням у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відповідною записом у касовій книзі підприємства.
Зазначена послідовність оприбуткування також поширюється на відособлені підрозділи підприємств, що працюють у сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг із застосуванням РРО чи використанням РК і не здійснюючі видаткові операції (виплати зв’язані з оплатою праці, витрати на відрядження і т.п.) і не ведучу касову книгу.
Прийом до касу коштів оформляється прибутковим касовим ордером, що підписується31.03.99 №152.Оборотні пам’ятні і ювілейні монети, що є дійсними платіжними засобами, повинні прийматися в каси підприємств по їхньому номіналі без обмеження для усіх видів платежів.
Типова форма прибуткового касового ордеру затвердженанаказом Мінстату України від 15.02.96 №51і повинна застосовуватися всіма підприємствами.
При оформленні первинних документів відповідно доПоложення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку,затвердженому наказом Мінфіну України від 24.05.95 №88,необхідне заповнення всіх реквізитів. При заповненні прибуткового касового ордера в ньому варто вказати наступні реквізити:
– найменування підприємства, організації, у касу яких надійшли грошові відомості засоби;
– номер прибуткового ордера;
– дату його складання;
– кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної цим прибутковим ордером;
– сума, на яку оформляється прибутковий ордер;
– код цільового призначення (по можливості);
– від кого і на якій підставі отримані кошти.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б належну схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну.
У прибутковому ордері вказується документ, що служить підставою здійсненої господарської операції по прийому коштів (наприклад, авансовий звіт, чек, договір, накладна і т. д.).
Прибутковий ордер виписується в одному екземплярі. Особі, що здає кошти в касу, видається квитанція, завірена підписами головного бухгалтера і касира і печаткою підприємства. Прибутковий касовий ордер, по якому отримана готівка, додається до першого екземпляра звіту касира.
При прийомі готівкових коштів до каси підприємства необхідно мати на увазі, що з 01.01.2001 набрав силиЗакон України «Про внесення змін у Закон України «Про застосування електронних контрольно-касових апаратів у сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг» від 01.07.2000 № 1776-III)Відповідно до цьогоЗакону «... реєстратори розрахункових операцій і розрахункових книжок не застосовуються при здійсненні торгівлі продукцією власного виробництва підприємствами, установами й організаціями усіх форм власності, крім підприємств торгівлі, суспільного харчування і послуг, у випадку проведення розрахунків у касах підприємств, установ і організацій з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів і видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку...”.
5.2. Видача готів ки з каси
Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів , типова форма якого затвердженанаказом Мінстату України від 15.02.96 № 51чи по платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях.
При заповненні видаткового касового ордера необхідно вказати наступні реквізити:
– найменування підприємства, організації;
– номер видаткового документа;
– дату його складання;
– кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної видатковим ордером;
– суму, видавану по цьому видатковому документі;
– код цільового призначення по операції, оформлюваної видатковим ордером;
– кому і на якій підставі видані кошти.
Видаткові касові ордери, як і прибуткові касові документи, повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну (3 роки).
Документи на видачу готівки повинні бути підписані керівником і головним бухгалтером чи підприємства особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть додаватися документи (заявки на видачу готівки, рахунки і т.п.) із указівкою про це в розділі «Додаток».
Якщо на документах, прикладених до видаткових касових ордерів, є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язкова.
У випадку видачі готівки фізичній особі по видатковому документі касир повинний зажадати пред’явити чи паспорт його документ, що заміняє, і записати у видатковому документі його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із вказівкою отриманої суми (гривень — словами, копійок — цифрами), дати одержання і розписується в одержанні, використовуючи чорнило чи кулькову ручку з темним чорнилом.
Якщо видатковий документ складений на видачу готівкидекільком особам, то одержувачі також пред’являють чи паспорти їхні документи, що заміняють, і розписуються у відповідній графі документа.
Видача готівки з каси, не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки у касі не приймається.
Видача готівки особам, яких немає в штатному розкладі підприємства, здійснюється по видаткових касових ордерах, що виписуються окремо на кожну особу по окремій відомості.
Видачу готівки касир здійснює тільки особі, зазначеної у видатковому документі. Якщо видача готівки здійснюється за дорученням , оформленим у встановленому порядку відповідно до чинного законодавства, у тому числі й особа, що не має можливості в зв’язку з чи хворобою по інших поважних причинах розписатися власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені і по батькові одержувача грошей бухгалтерія вказує прізвище, ім’я і по батькові особи, якій доручено одержати наявні. При цьому в графі „Видати” указуються прізвище і ініціали довіреної особи, у графі „Підстава” — призначення платежу, у графі „Додаток” — доручення, у графі „Документ” — реквізити документа довіреної особи.
Якщо видача готівки здійснюється по відомості, то перед розписом про одержання грошей касир робить у ній напис: „За дорученням”. Доручення залишається в касира і додаються до видаткового касового чи ордера відомості.
Доручення
Я, Сидоренко Петро Сергійович, довіряю Іванову Василю Вікторовичу (паспорт МК № 738401, виданий Дзержинськ РОХГУ УМВД України в Харківській області 28 серпня 1998 року) одержати на 000 «Агат» мою заробітну плату за березень 2000 року.
08.04.2001 _________ Сидоренко П. З
(підпис)
Підпис Сидоренко П. С. засвідчую:
Директор 000 «Агат» _________ Давцов Н.Е.
(підпис)
08.04.2001
М.П.
Рис. 5.2 — Зразок доручення.
Виплати, пов’язані з оплатою праці, стипендій, здійснюються касиром підприємства по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостях чи по видаткових касових ордерах.
На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного чи бухгалтера осіб, уповноважених керівником, із указівкою термінів видачі готівки і суми (гривень — словами, копійок — цифрами).
Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби і т.п.), а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, зв’язані зі службовими відрядженнями, декільком особам. У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожної платіжній (розрахунково-платіжної) відомості.
Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам здійснюються, як правило, по видатковому касовому ордері.
Після здійснення виплат, зв’язаних з оплатою праці, стипендій, по платіжних відомостях, касир повинний:
– у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснена виплата, поставити чи штамп зробити напис: «Депонована»;
– скласти реєстр депонованих сум;
– наприкінці відомості указати фактично виплачену суму і недоотриману суму виплат, що підлягає депонуванню, звірити ці суми з загальним підсумком по платіжній відомості і засвідчити напис своїм підписом. Якщо наявні кошти видавалися не касиром, а іншим особам, то на відомості додатково робиться напис: «Гроші по відомості видав (підпис)»;
– виписати видатковий касовий ордер на фактично видану суму по відомості, зареєструвати його і здійснити відповідний запис у касовій книзі.
Бухгалтерія робить перевірку оцінок, зроблених касирами в платіжних відомостях, і здійснює підрахунок виданих і депонованих по них сум. Депоновані суми, що підлягають здачі в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.
Підприємства, що займаються закупівлею сільгосппродукції і заготівлею вторсировини , можуть проводити видачу готівки здавачам сільгосппродукції і вторсировини по відомостях, у яких указуються їхні прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплачених готівки, засвідчуваним підписом здавача.
Якщо закупівля сільгосппродукції і заготівля вторсировини здійснюються під час відрядження, то зведення про це подаються одночасно з авансовим звітом про відрядження.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б належну схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну.
Як указувалося вище в прибутковому і видатковому касовому ордерах указується підстава для їхнього складання і вказуються в реквізиті «Додаток» прикладені до них документи.
Таблиця 5.1
Документи, що служать підставою для оформлення касових операцій
|
№ п/п
|
Касовий документ |
Господарська операція |
Підстава |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1
|
ПКО |
Надходження торгового виторгу |
— |
|
2
|
ПКО |
Одержання коштів з банку на виплату: заробітної плати, для видачі на господарські нестатки, командировочні витрати, позички працівникам і т.п. |
Корінець чека з чекової книжки |
|
3
|
ПКО |
Повернення невикористаних підзвітних сум |
Авансовий звіт |
|
4
|
ПКО |
Погашення нестач за результатами інвентаризації |
Акт інвентаризації і виписка з протоколу зборів комісії |
|
5
|
ПКО |
Оплата покупцем за реалізовану йому продукцію |
Накладна, акт, рахунок |
|
6
|
ПКО |
Передоплата покупцем за реалізовану йому продукцію |
Договір, рахунок-фактура |
|
7
|
ПКО |
Повернення позички, отриманої раніше працівником |
Договір із працівником на надання позички |
|
8
|
ПКО |
Оплата батьків за зміст дітей у дитячих установах, квартплати. Квартплата. |
Договір |
|
9
|
ПКО |
Внесок у статутний фонд підприємства наявними |
Чи статут протокол зборів засновників |
|
10
|
ПКО |
Оприбуткування надлишку коштів за результатами інвентаризації каси |
Акт інвентаризації і виписка з протоколу зборів комісії |
|
11
|
ВКО |
Видача з каси під звіт на господарські витрати |
Розпорядження керівника підприємства |
|
12
|
ВКО |
Видача із каси під звіт на командировочні нестатки |
Наказ керівника підприємства |
|
13
|
ВКО |
Здача наявного виторгу в банк: — самостійно — шляхом інкасації |
Оголошення на внесок наявними Супровідна відомість |
|
14
|
ВКО |
Оплата праці |
Платіжна (разрахунково — платіжна) відомість |
|
15
|
ВКО |
Видача позички працівнику |
Договір про надання позички |
Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що чи вносять одержують наявні, забороняється.
Прийом і видача готівки по касових ордерах може здійснюватись тільки в день їхнього складання.
Виправлення в прибутковому і видатковому касовому документах забороняється.
При одержанні прибуткових касових чи ордерів видаткових документів касир зобов’язаний перевірити:
1) наявність і дійсність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі — дозвільного напису керівника чи особи, ним уповноваженої;
2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
3) наявність перерахованих у документах додатків.
У випадку недотримання хоча б одного з перерахованих вимог касир повертає документи в бухгалтерію для відповідного оформлення.
Прибуткові касові чи ордери видаткові документи відразу ж після чи одержання видачі по них готівки підписуються касиром, а на прикладених до них документах ставиться чи штамп напис «Оплачено» із указівкою дати (число, місяць, рік).
До передачі в касу прибуткові касові чи ордери видаткові документи реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунок-але-платіжних) відомостей на виплати, зв’язані з оплатою праці, реєструються після їхньої видачі.
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів — форми № ДО-3 і № За, затвердженінаказом Мінстату України «Про твердження типових форм обліку касових операцій» від 15.02.96 № 51
Журнал за формою № ДО-3 заводиться окремо на прибуткові й окремо на видаткові касові документи. Журнал форми № За заводиться один і на прибуткові і на видаткові ордери. Форма журналу № За може вестися по розсуду керівництва замість журналів форми № ДО-3.
Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою комп’ютерних коштів, що забезпечують формування і роздруківку необхідних касових документів. При цьому в документі «Вкладний лист журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», що формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів по цільовому призначенню.
Касові документи після складання касиром звіту і його обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки і зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальним особам, на який покладений обов’язок збереження документів, в окремому чи сейфі спеціальному приміщенні, що передається під охорону.
Винос з охоронюваного приміщення касових документів дозволяється тільки в окремих випадках і тільки по письмовому дозволі чи керівника головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов’язково повертають.
Довідки по касових документах (підписані керівником і головним бухгалтером) видаються відповідним органам за їхньою вимогою у випадках, передбачених чинним законодавством України.
