РефератБар.ру: | Главная | Карта сайта | Справка
Контроль, как функция управления. Реферат.

Разделы: Менеджмент | Заказать реферат, диплом

Полнотекстовый поиск:




     Страница: 3 из 3
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 






-осведомлённость целевого рынка.
-относительное качество продукции.
-относительное качество обслуживания (сервиса).

Оценка по акционерам. Компания должна постоянно следить за настроением различных групп, заинтересованных в компании или способных оказывать влияние на её деятельность: рабочих, поставщиков, банков, дистрибьюторов, розничных торговцев и собственных акционеров.

2.4.Контроль прибыльности.

Компании должны измерять прибыльность своих продуктов, территорий на которых осуществляется сбыт; групп покупателей; сегментов рынка; каналов сбыта и размеров партий заказов. Такая информация позволяет руководству фирмы определить, нужно ли расширять, сокращать или вовсе прекращать поддержку определённых товаров и определённых маркетинговых действий.
Анализ маркетинговой прибыльности проводится в несколько этапов:
-определение функциональных затрат
-назначение функциональных затрат маркетинговым объектам
-составление отчёта о прибылях и убытках для каждого маркетингового объекта.

Учёт прямых и полных затрат.
Важный аспект, влияющий на анализ прибыльности, - это вопрос, что распределять –полныезатраты или толькопрямые и косвенные.
Следует различать три вида затрат.
Прямые затраты.Могут быть напрямую отнесены на соответствующие маркетинговые объекты:
Косвенные затраты.Эти затраты могут быть отнесены на какой-либо объект только косвенным образом, однако на вполне разумной основе.
Общие косвенные затраты.Это затраты, распределение которых производится на совершенно произвольной основе. Например, расходы по поддержанию «имиджа компании».

Контроль эффективности.
В некоторых фирмах есть должность маркетингового контролёра, который помогает маркетологам повысить эффективность работы. Они следят за соблюдением планов по прибыли. Помогают при составлении бюджетов, измеряют эффективность продвижения, анализируют затраты на рекламу, оцениваю прибыльность различных групп покупателей и географических регионов, обучают маркетинговых работников применению финансовых показателей при принятии решений.

Эффективность торгового персонала.
Руководители отдела сбыта должны следить за следующими показателями деятельности своих торговых работников.
-Среднее число телефонных звонков с предложением заключить
сделку на одного работника в день.
-Среднее время одного телефонного контакта.
-Средний доход на один звонок
-Средние затраты на один звонок
-Затраты на приём посетителей, приходящиеся на один звонок.
-Процент заказов на 100 звонков.
-Число новых покупателей за период.
-Число потерянных покупателей за период.
-Затраты на содержание торгового персонала в процентах от объёма продаж.

Эффективность рекламы.
Чтобы оценить эффективность рекламы нужно как минимум следить за следующими показателями.
-Затраты на достижение тысячи целевых потребителей с помощью
данного средства рекламы.
-Процент аудитории, заметившей, просмотревший или прочитав
ший большую часть рекламного обращения.
-Мнения потребителей о содержании и эффективности рекламы.
-Отношение к продукту до и после рекламы.
-Число запросов товара, вызванное рекламным обращением.
-Затраты на один запрос.
Для улучшения эффективности рекламы можно принять ряд мер, включая улучшенное позиционирование продукта, чёткое определение целей рекламы, предварительное тестирование сообщений, поиск наиболее выгодных средств рекламы, проведение тестов и опросов после подачи рекламы.

Эффективность стимулирование сбыта.
Необходимо следить за следующими показателями.
-Процент продаж, совершенных в рамках мероприятий по стимули
рованию.
-Сумма затрат на предоставление товара на каждый доллар от про
даж.
-Процент возмещенных купонов.
-Число запросов, вызванных демонстрацией продукцией.

3.Оганизационно-методические основы создания системы контролинга на предприятии.

Законодательство России обязывает каждое предприятие вести бухгалтерский учет. Но для принятия управленческих решений существует объективная необходимость организации в рамках системы контролинга специального управленческого учета, который может быть либо совмещен с финансовым, либо выделен отдельным блоком.
На большинстве российских предприятий система управленческого учета встроена в систему обычного финансового учета.
В современных условиях управленческий учёт в России сильно интегрирован с бухгалтерским, так как в стандартном плане счетов предусмотрены счета для учёта производственных затрат и результатов деятельности.
Система контролинга на предприятии включает в себя не только аналитические показатели и выводы. В системе контролинга присутствует сильная организационная составляющая – люди, которые занимаются контролингом, потоки информации между подразделениями предприятия и от подчинённых – к руководителям.
Служба контролинга входить наряду с бухгалтерией, финансовым отделом, планово экономическим отделом в состав финанасово-экономических служб предприятия. Поскольку основная функция контролинга на предприятии - анализ и управление затратами и прибылью, служба контролинга должна иметь возможность получать всю необходимую ей информацию и претворять её в рекомендации для принятия управленческих решений высшими руководителями предприятий.
При создании службы контролинга на предприятии необходимо учитывать следующиеосновные требования:

1. Служба контролинга должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического обеспечения.
2. Служба контролинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других экономических служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализов и выводов, но не содержащейся в существующих документах финанасово-экономических служб.
3. Служба контролинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе.
4. Служба контролинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.
5. Служба контролинга должна быть не зависимой от той или иной финанасово-экономических службы.
В соответствии с вышеприведёнными требованиями возникают возможные варианты создания службы контролинга и её места в организационной структуре предприятия.
На первом этапе существования служба контролинга представляет собой группу из 3-4 человек, которая выполняет роль аналитической службы. На первоначальном этапе работы службы контролинга нет необходимости привлекать дополнительных сотрудников для сбора информации на уровне цехов предприятия. Таким образом, служба контролинга на предприятии в этот период деятельности представляет собой небольшую группу квалифицированных специалистов, обладающих достаточно большими полномочиями и доступом ко всему объёму экономической информации. Впоследствии служба контролинга может расширить своё влияние и штат.
Место службы контроллинга в организационной структуре предприятия
Поскольку информация, которую готовить служба контролинга, предназначена для заместителя директора по экономике и генерального директора, целесообразно подчинить службу контроллинга напрямую заместителю генерального директора по экономике, которому непосредственно подчинены также главный бухгалтер, начальники финансового и планово экономического отделов, начальник службы сбыта.
Более того, служба контроллинга ставится в привилегированное положение, поскольку приказом заместителя директора по экономике остальные службы обязуются предоставлять службе контроллинга всю необходимую информацию. Поэтому не рекомендуется подчинять службу контроллинга начальнику планово-экономического отдела или главному бухгалтеру.
Однако, на практике, если какая-то аналитическая работа на предприятии проводится, то этим занимается планово-экономический отдел. Таким образом, планово-экономический отдел будет считать деятельность службы контроллинга «вторжением» на его законную территорию. Но это ошибочное мнение, основные обязанности планово-экономического отдела - это расчёт затрат и финансового результата по цехам, предприятию в целом, видам продукции, именно на это уходит большая часть работы, плановый отдел загружен работой и его усилия направлены не на анализ хозяй ственной деятельности предприятия.
В то же время на предприятии должна проводится работа по улучшению экономической деятельности, т.е. должен идти процесс непрерывных улучшений. Однако отслеживать весь этот процесс на практике руководители обычно не могут из-за отсутствия времени, загруженности текущей работой. Для преодоления такой ситуации создаётся служба контроллинга. Принципиальное отличие службы контролинга от других финансово-экономических служб состоит в том, что она решает задачи улучшения экономической работы (стратегические задачи).
Аналитическая работа – это системная работа, и она требует системного подхода, работы на постоянной основе, ответственности за сроки и результаты. Тоже самое относится и к процессу непрерывных улучшений. Поэтому оптимальным вариантом является организация службы контроллинга как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, плановым и финансовым отделами.

Структура службы контролинга.
В службе контроллинга, состоящей из 3-4 сотрудников, у каждого есть свои должностные обязанности, и то же время должен сохранятся командный принцип работы.
Рациональным является следующий состав службы контроллинга:
- начальник службы контроллинга;
- контролёр-куратор цехов;
- контролёр-специалист по управленческому учёту;
- контролёр-специалист по информационным системам;

Начальник службы контроллинга –наиболее квалифицированный специалист с достаточным опытом работы на предприятии, который изнутри знает, как организованы бухгалтерия и плановый отдел на предприятии. Он несёт ответственность за выходящие документы, аналитические расчёты и прогнозы перед заместителем директора по экономике, а так же перед генеральным директором.

Контролер-куратор цехов- квалифицированный специалист, знакомый с организацией работы и проблемами всех цехов на предприятии, понимающий суть работы и технологические аспекты работы каждого цеха.

Контролёр-специалист по управленческому учёту –специалист, способный к аналитическому мышлению, владеющий теорией и инструментами контроллинга, обладающий высоким уровнем эрудиции. Основным требованием, предъявляемым к такому специалисту, является теоретическое и практическое знание бухгалтерского учёта на предприятии, знание особенностей и недостатков учёта на данном конкретном предприятии.

Контролёр-специалист по информационным системам -квалифицированный специалист из отдела автоматизации, детально знающий документооборот на предприятии и способный поставить задачу автоматизации контролинговой работы. Контролёр-специалист по информационным системам должен решать свою задачу автоматизации в масштабе предприятия и координировать решение своей задачи с задачами автоматизации других служб.

Информационные потоки на предприятии в системе контролинга.
Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:
- своевременность
- достоверность
- релевантность (существенность)
- полезность
- полнота
- понятность
- регулярность поступления
Система сбора контролинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. Система информационных потоковконтроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия.
Перед службой контроллинга стоит задача обеспечения оперативного сбора и анализа информации по затратам предприятия в целях управления. Руководители предприятия должны получать информацию, чтобы в случае наметивших в работе предприятия отклонений успеть предпринять соответствующие меры и скорректировать работу предприятия.
Самая важная задача службы контроллинга – обеспечение оперативного получения информации о выручке и затратах предприятия. Служба контроллинга может приказать от имени руководства предоставлять данные по затратам с большей частотой. Служба контроллинга должна договорится с бухгалтерией о вводе данных цехов по затратам, что бы далее служба контроллинга выбирала информацию и обрабатывала её по своим «контроллинговым правилам». Служба контроллинга анализирует данные и группирует их по определённым признакам. Поэтому служба контроллинга не мешает бухгалтерии и работает с ней в единой команде.

Заключение

Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.
Принятие решений - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.
Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.
Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми.



Список литературы.

1. Управление по результатам: Пер.с финск./общ.ред. и предисл. Я.А.Лейманна. – М.: Издательская группа “ Прогресс”, 1996-432с.
2. Контролинг как инстркмент управления предприятием / Е.А. Ананькина, С.В. Данилочкин, Н.Г. Данилочкина и др.;
Под ред. Н.Г. Данилочкиной.-М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998.-279с.
3. Мескон М.Х., Хедоури Ф. Основы менежмента: Пер. с англ.- М.: “ Дело”, 1992.-702с.
4. Герчекова И.Н. Менеджмент: Учебник.- М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1994.-685с.: ил.

- 1 -


Специалист приемной руководителя за 2-3 дня до истечения установленного срока делает напоминание, чаще всего, по телефону исполнителю о приближении срока исполнения. В случаях, если документ не может быть по объективным причинам исполнен в срок, исполнитель представляет мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока1. Справка о продлении срока исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения передается на согласование заместителю губернатора, установившего эти сроки. Согласованная справка передается через специалиста приемной руководителя в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Специалист приемной руководителя, в свою очередь, делает соответствующие отметки в контрольно-регистрационной карточке документа.
Если поручение исполнено в срок, и о результатах сообщено заинтересованным организациям и лицам, то документ считается исполненным и снимается с контроля, при этом на документе проставляется отметка об исполнении «В дело» и согласовывается с руководителем, давшим поручение. После исполнения задания, изложенного в письме, специалист приемной делает запись в регистрационно-контрольной карточке и передает ее вместе с исполненным документом в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Регистрационно-контрольная карточка исполненного документа с отметкой канцелярии передается обратно специалисту приемной руководителя.

2.2.3. Контроль за исполнением устных и письменных
обращений граждан

Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, регистрируются и ставятся на контроль в отделе писем и приема граждан администрации области. При решении вопроса о взятии обращения на контроль учитываются :
120. цель, которая при этом преследуется ;
121. значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного) .
Контроль за своевременным и полным рассмотрением вопросов, поставленных в письмах осуществляется в отделе писем и приема граждан в соответствии с Законом Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 года, Положением об отделе и Порядком работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации области. Контроль за рассмотрением писем преследует прежде всего следующие цели1:
122. устранение недостатков в работе органов государственного управления ;
123. оказание помощи автору письма в удовлетворении его законной просьбы или восстановлении нарушенных прав ;
124. получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций ;
125. выяснение принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получении справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.
Порядок работы с письменными обращениями граждан с момента их поступления до завершения исполнения отражен в схеме приложения 13.
Контроль за исполнением письменных обращений граждан выполняется
с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 8.
В регистрационно-контрольной карточке указываются :
126. фамилия, имя, отчество заявителя ;
127. первичное или повторное обращение ;
128. вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ;
129. регистрационный номер и дата получения обращения ;
130. адрес заявителя ;
131. краткое содержание обращения ;
132. поручение губернатора или его заместителей ;
133. ответственный исполнитель ;
134. сроки исполнения ;
135. отметка о снятии с контроля.
Контроль за исполнением письменных обращений граждан осуществляется губернатором, его заместителями, руководителями структурных подразделений. Ответственность за организацию контроля за исполнением письменных и устных обращений граждан возлагается на начальника отдела писем и приема граждан.
Поручения губернатора, его заместителей по реализации обращений граждан содержат конкретных исполнителей и реальные сроки их исполнения. В соответствии с резолюцией и поручениями документ через отдел писем и приема граждан направляется исполнителю.
Если поручение по исполнению обращения дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению организует и контролирует тот исполнитель, который указан в поручении первым.
Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения - безотлагательно.
В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц. Исполнитель представляет в отдел писем и приема граждан промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, согласованную с руководителем, на которого возложен контроль. При этом заявителю должно быть сообщено о переносе срока исполнения.
За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работник отдела по письмам и приему граждан напоминает исполнителю о приближении установленного срока. Подготовленный ответ на обращение за подписью губернатора или его заместителей передается исполнителем в отдел писем и приема граждан, где специалисты отдела писем и приема граждан направляют ответ заявителю, а также вносят соответствующие коррективы в базу данных ПЭВМ. Письменное обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован устно или письменно.
Контроль за исполнением устных обращений граждан также осуществляется руководителями аппарата администрации. Для этого проводятся дни личного приема. После беседы с пришедшими на прием руководитель, ведущий прием, принимает одно из решений по обращению1:
136. решение об удовлетворении обращения. При этом дается указание в письменной или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в определенные сроки необходимых конкретных действий ;
137. решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы управления, находящиеся в подчинении данного органа управления. При этом на обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя, действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения ;
138. решение об отклонении обращения, с сообщением заявителю причины отказа со ссылкой на закон.
Решения по устным обращениям вносятся ведущим прием должностным лицом в учетно-контрольную карточку обращений и в ПЭВМ. Контроль за сроками исполнения поручений, данных на личном приеме, осуществляет также отдел писем и приема граждан.
К сожалению, исполнительская дисциплина в работе с обращениями граждан пока еще оставляет желать лучшего. К типичным ошибкам на отдельных этапах работы с обращениями граждан относятся :
139. аннотация письменного обращения часто не содержит информации обо всех поставленных в нем вопросах. Выбираются и контролируются одно-два положения, нередко не самые существенные для заявителя, что влечет за собой повторное обращение ;
140. ответ исполнителя зачастую не соответствует содержанию письма или отвечает ему частично ;
141.

Глава III. Повышение эффективности контроля исполнения документов
3.1. Пути повышения эффективности контроля исполнения документов в администрации области

Сегодня никого не надо убеждать в том, что ключевым вопросом продолжает оставаться вопрос повышения действенности и результативности контроля. Эффективность - вот главный критерий контроля. Одним из важнейших направлений повышения эффективности контроля исполнения документов является использование ПЭВМ. В настоящее время в администрации области используется автоматизированная информационная система контроля исполнения документов, в результате внедрения которой удалось повысить достоверность результатов и оперативность контроля исполнения документов. Создание на базе существующих ПЭВМ локальных и интегрированных вычислительных сетей позволит исключить бумажные документы, т. е. перейти к безбумажной информатике, вводя и выводя информацию в ПЭВМ непосредственно, исключая бумажные носители информации (регистрационные карточки и учетные карточки).
Другим важным направлением повышения эффективности контроля исполнения документов является контроль и оценка результатов труда работников аппарата администрации. Такая оценка результатов труда государственных служащих, включая труд по контролю исполнения документов, в количественном выражении (коэффициентах или баллах) позволяет стимулировать работников в выполнении ими должностных обязанностей, в том числе и по контролю исполнения документов. По результатам работы за прошедший месяц и с учетом выполнения своих должностных обязанностей работник аппарата администрации премируется или наоборот за несвоевременное и некачественное выполнение заданий предусматривается снижение премиальных выплат.
...............Подготовка специалистов является весьма актуальной задачей. Неоценимую помощь в специальной подготовке сотрудников могут также оказать специальные семинары по изучению практики организации контроля исполнения в системе документооборота.

Заключение

Список использованной литературы

1.

Закон Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 г. № 311-03.


2.

Указ Президента Российской Федерации «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» от 06 ноября 1996 г. // Собрание актов Президента РФ. 1996. № 46. Ст.5241.


3.

Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от 14 апреля 1998 г. № 456-р.


4.

Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора области» от 22 июня 1998 г. № 496.


5.

Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области. Вологда, 1998.


6.

Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997.


7.

Государственная система документационного обеспечения управления : основные положения. М., 1996.


8.

Веснин Р. В. Основы менеджмента. М., 1997.


9.

Государственная служба : теория и организация. Ростов н/Д, 1995.


10.

Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998.


11.

Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998.


12.

Мескон М., Альберт М. и Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993.


13.

Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая.


14.

Общая теория управления. М., 1994.


15.

Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999.


16.

Основы делопроизводства в государственном аппарате . / Под ред. Р. Х. Богатеева. Казань,1989.


17.

Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.


18.

Покровский Е. А. Становление контрольной системы. // Президентский контроль. 1997. № 5. С. 46 - 50.


19.

Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997.


20.

Словарь - справочник менеджера. М., 1996.


21.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., 1998.


22.

Управление персоналом : Энциклопедический словарь / Под ред. А. Я. Кибанова. М., 1998.


23.

Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления : В 5 кн. М., 1992. Кн. 4.


24.

Хрипун В. Г. Предметно и конкретно. // Президентский контроль. 1998.
№ 7. С. 13 - 20.




П Р И Л О Ж Е Н И Я

1-Государственная служба: теория и организация. Ростов-н/Д., 1995. С.145.
2- Общая теория управления. М., 1994. С. 201.
1- Словарь-справочник менеджера. М., 1996. С.48.
2- Мескон М., Альберт М. и Хеддоур


     Страница: 3 из 3
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 

© 2007 ReferatBar.RU - Главная | Карта сайта | Справка